Privacyverklaring

1. Wie zijn wij (verwerkingsverantwoordelijke)

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Synctomate BV, handelend onder de naam Wachthond, met maatschappelijke zetel te Meerdorp 24/5, 2321 Hoogstraten, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1037.909.007, BTW BE 1037.909.007 (hierna: “Wachthond”, “wij” of “ons”). Voor algemene vragen kunt u ons bereiken via lucian@synctomate.be; voor privacygerelateerde verzoeken via lucian@synctomate.be.

Wachthond treedt op in twee hoedanigheden, afhankelijk van de categorie persoonsgegevens:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor de account- en gebruikersgegevens die nodig zijn voor het aanbieden en beheren van de Wachthond-dienst zelf, voor onze eigen facturatie en voor bezoekers van onze website (zie secties 2, 3 en 8).
• Verwerker voor de persoonsgegevens die aanwezig zijn in het Teamleader Focus-account van de klant en die wij namens de klant verwerken in het kader van de dienstverlening (signaaldetectie, scoring, rapportage en acties in Teamleader). Op die verwerkingen is onze verwerkersovereenkomst van toepassing; de klant blijft in die hoedanigheid de verwerkingsverantwoordelijke. Koopt een klant Wachthond via een partner, dan is die partner de verwerker en is Wachthond sub-verwerker (zie sectie 9).

Deze privacyverklaring behandelt in de eerste plaats de verwerkingen waarvoor Wachthond verwerkingsverantwoordelijke is. Voor de volledigheid beschrijven wij ook kort wat wij als verwerker met de gegevens uit Teamleader doen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

In het kader van uw gebruik van de Wachthond-dienst verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn:

• Accountgegevens: e-mailadres en indien opgegeven naam of weergavenaam, gekoppeld aan uw Wachthond-account.
• Organisatiegegevens: naam van uw organisatie en de instellingen die u of uw beheerder kiest (departementen, drempelwaarden, Autopilot-instellingen, meldingen).
• OAuth-tokens: toegangs- en vernieuwingstokens voor de koppelingen met Teamleader Focus en, indien u die koppeling activeert, Gmail of Outlook. Deze tokens worden server-side opgeslagen en nooit aan de browser blootgesteld.
• Login- en sessiegegevens: tijdstip van aanmelding, sessie-identificatoren, IP-adres en user-agent-informatie die door de authenticatielaag worden vastgelegd.
• Gebruiksgegevens: acties die u uitvoert in het dashboard (zoals een taak aanmaken of een voorstel goedkeuren) worden gelogd met uw naam. Dat is nodig voor de werking en de beveiliging van de dienst.
• Facturatiegegevens: naam en btw-nummer van uw organisatie, facturatiecontact, bedragen en betaalreferenties.

De persoonsgegevens in uw Teamleader Focus-account (contacten, leads, medewerkers, deals, tickets, projecten, facturen) verwerkt Wachthond namens u als verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerking valt onder de verwerkersovereenkomst. Wachthond leest daarvoor gegevens uit Teamleader en bewaart een deel ervan in de eigen database:

• open items waarop signalen worden gedetecteerd (deals, taken, tickets, projecten, facturen);
• voor Insights een historiek van facturen (bij de start de laatste 18 maanden) en een historiek van deals vanaf het beginjaar dat u kiest;
• per klant een overzicht van het laatste contact: de laatste call, afspraak of mail, met de notitie van dat laatste contact en het aantal contacten per periode;
• voor Onderhoud leest Wachthond alle bedrijven, contacten en gesprekken in uw Teamleader en bewaart het resultaat van de laatste scan;
• inzendingen van het leadformulier, als u dat gebruikt.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op de volgende rechtsgronden uit art. 6(1) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR):

4. Geautomatiseerde verwerking (Autopilot en AI-voorstellen)

Wachthond biedt een optionele Autopilot-module aan. Die kan signalen niet alleen detecteren maar ook afhandelen in het Teamleader-account van de klant, zelfstandig of na goedkeuring. Het gaat om operationele acties zoals een taak aanmaken, toewijzen of afronden en een ticket bijwerken. De beslissing welke actie volgt, gebeurt met vaste regels. Er zit geen AI in de stap die een actie uitvoert.

• De klant kiest zelf per soort signaal: Alleen melden, Eerst vragen of Zelf doen. Kiest de klant niets, dan geldt Alleen melden en voert Autopilot niets uit. Ook de drempels (wanneer een signaal ontstaat) stelt de klant zelf in.
• Enkel omkeerbare acties zelfstandig: acties die moeilijk terug te draaien zijn (zoals een taak afronden) vragen altijd eerst goedkeuring, ook als de klant Zelf doen koos.
• Goedkeuring vervalt na 48 uur: een actie die op goedkeuring wacht en na 48 uur niet is goedgekeurd, wordt niet alsnog uitgevoerd. Het signaal gaat terug naar de open lijst.
• Ongedaan maken: in het overzicht “Wat Autopilot deed” kan de klant een taak die Autopilot aanmaakte weer verwijderen.
• Plafond per ronde: per synchronisatieronde geldt een maximumaantal automatische acties. Wat erboven valt, wordt ter goedkeuring aangeboden.
• Noodstop: Wachthond kan alle zelfstandige acties voor alle klanten in één keer stilleggen.
• Logboek: elke actie wordt gelogd met de aanleiding, de reden en de vorige waarde. Zo blijft ze achteraf te reconstrueren.

AI-voorstellen voor taakteksten. Bij een actie die op goedkeuring wacht, kan Wachthond een titel en een omschrijving voor de taak voorstellen. Daarvoor sturen wij een beperkte samenvatting van het dossier naar een taalmodel van Mistral AI (EU) via de Vercel AI Gateway. Het gaat onder meer om de klantnaam, de titel en de waarde van de deal, het factuurnummer met het bedrag en tot drie recente notities. E-mailadressen, telefoonnummers, btw- en bankgegevens sturen wij niet mee. De aanbieder bewaart de gegevens niet (Zero Data Retention) en gebruikt ze niet om modellen te trainen. De AI stelt enkel voor. Een gebruiker leest de tekst, past hem aan en keurt goed. De AI voert zelf nooit een actie uit.

Autopilot neemt geen geautomatiseerde beslissingen in de zin van art. 22 AVG met rechtsgevolgen of anderszins aanzienlijke gevolgen voor een natuurlijk persoon. De module handelt uitsluitend in het Teamleader-account van de klant (een zakelijke entiteit) op instructie van de klant. Ze beperkt zich tot operationele CRM-acties (taken, tickets, projecten) die de klant op elk moment kan terugdraaien of wijzigen. Natuurlijke personen in het CRM (zoals contacten of leads) ondergaan geen rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking door Wachthond.

5. Ontvangers en sub-verwerkers

Wachthond deelt persoonsgegevens uitsluitend met de onderstaande ontvangers. Zij treden op als sub-verwerker op grond van een schriftelijke verwerkersovereenkomst of gelijkwaardige contractuele waarborgen. Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.

Systemen van de klant. Teamleader Focus is het eigen systeem van de klant. Het is geen sub-verwerker van Wachthond: de klant heeft er een eigen overeenkomst mee en geeft ons toegang via OAuth.

Ontvangers die de klant zelf kiest. Koppelt de klant zijn eigen mailbox of een chatkanaal, dan sturen wij daar gegevens heen op zijn instructie: Gmail (Google) van de Klant; Outlook (Microsoft 365) van de Klant; Slack of Microsoft Teams van de Klant. De verwerkersovereenkomst beschrijft wat er per ontvanger gebeurt.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan overheidsinstanties of rechtshandhavingsautoriteiten als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Koppeling met uw mailbox (Gmail en Outlook)

U kunt uw eigen mailbox koppelen zodat e-mails die Wachthond namens u verstuurt (zoals aanmaningen of welkomstmails) van uw eigen adres vertrekken in plaats van een extern adres. Die koppeling is optioneel en u kunt ze op elk moment verbreken vanuit uw instellingen. Wat wij per aanbieder doen, staat hieronder.

• Gmail: Wachthond vraagt uitsluitend de toestemming gmail.send (e-mail namens u verzenden) samen met uw primaire e-mailadres. Wij lezen uw Gmail-berichten niet, ook niet de afzenders of de onderwerpen. Wij doorzoeken of archiveren uw mailbox ook niet. Gegevens die wij via Google ontvangen (uw e-mailadres en de toegangssleutel) sturen wij nooit naar een AI-dienst. De AI-voorstellen uit punt 4 gebruiken enkel gegevens uit Teamleader. Verbreekt u de koppeling, dan trekken wij de toegang bij Google meteen in en wissen wij de sleutels.
• Outlook: naast verzenden vraagt Wachthond de toestemming Mail.ReadBasic. Daarmee lezen wij enkel de metadata van uw berichten: wie de deelnemers zijn en op welk tijdstip een bericht verstuurd of ontvangen is. Wij gebruiken dat om te tonen wanneer een klant voor het laatst contact heeft gehad. De inhoud en de bijlagen van uw berichten worden niet opgehaald en niet opgeslagen.

Van die metadata bewaren wij per klant in uw CRM enkel het tijdstip van het laatste uitgaande en inkomende bericht. Wij gebruiken deze gegevens nooit voor reclame, wij verkopen ze niet en wij zetten ze niet in om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen.

Voor de Google-koppeling geldt bovendien uitdrukkelijk: het gebruik en de doorgifte door Wachthond van informatie die via Google API's is ontvangen, is onderworpen aan het Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de Limited Use-vereisten. In de oorspronkelijke bewoording: Wachthond's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

7. Internationale doorgiften

Wij verwerken persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Onze database staat bij Supabase in Frankfurt (Duitsland). De volgende sub-verwerkers zijn gevestigd buiten de EER of kunnen van daaruit toegang hebben:

• Vercel (hosting en uitvoering): Uitvoering in Frankfurt (fra1); Vercel Inc. is een VS-onderneming. Waarborg: EU-US Data Privacy Framework en EU SCC's; Vercel DPA.
• Vercel AI Gateway met Mistral AI (voorstellen voor taakteksten): Gateway: Vercel Inc. (VS-onderneming). Taalmodel: Mistral AI (EU, Frankrijk). Waarborg: EU-US Data Privacy Framework en EU SCC's (Vercel); Mistral AI verwerkt in de EU.
• Resend (e-mailverzending): VS. Waarborg: EU-US Data Privacy Framework en EU SCC's (Module 2); Resend DPA.

Het EU-US Data Privacy Framework berust op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023. De Standaardcontractbepalingen (SCC’s) blijven gelden als zelfstandige grondslag voor doorgifte, ook als dat adequaatheidsbesluit zou worden geschorst of nietig verklaard. U kunt een kopie van de relevante SCC’s opvragen via lucian@synctomate.be.

8. Websitebezoekers, demo-aanvragen en de gratis doorlichting

• Bezoekersstatistieken: wij gebruiken Vercel Web Analytics om te tellen hoeveel bezoeken onze pagina's krijgen. Die dienst werkt zonder cookies. Wij zien enkel samengevoegde cijfers. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG) bij het verbeteren van onze website.
• Demo-aanvraag: vult u het demoformulier in, dan ontvangen wij uw naam, bedrijf en e-mailadres. Vult u ze in, dan ook uw telefoonnummer en uw bericht. Wij krijgen die aanvraag per e-mail (via Resend) en gebruiken ze enkel om contact met u op te nemen.
• Gratis doorlichting: u geeft uw naam, e-mailadres en telefoonnummer op en koppelt eenmalig uw Teamleader. Wij maken een rapport en sturen dat naar u. Wij krijgen zelf een melding met uw gegevens en de kerncijfers van het rapport, zodat wij u kunnen bellen om het te overlopen. De koppeling zelf bewaren wij niet. Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, het rapport en uw aanvaarding van de voorwaarden bewaren wij 90 dagen. Voor de gegevens van uw klanten in dat rapport zijn wij verwerker.
• Contactpersonen die wij zelf opvolgen: spraken wij u op een beurs, via LinkedIn of via een doorverwijzing, dan kunnen wij uw naam, bedrijf, e-mailadres en telefoonnummer bewaren om u op te volgen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG) bij het opvolgen van een zakelijk contact. Wij bewaren die gegevens hoogstens 24 maanden na het laatste contact. U kunt ons altijd vragen ze te wissen.
• Opvolgmails na de doorlichting: vinkt u dat aan op het formulier, dan sturen wij u de drie weken daarna hoogstens vijf korte mails over uw rapport, met een voorstel voor een gesprek. Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6(1)(a) AVG). Elke mail heeft een afmeldlink. U kunt uw toestemming altijd intrekken met die link of met een mail aan ons. Zonder vinkje krijgt u enkel het rapport.
• Bescherming tegen misbruik: om spam en overbelasting te voorkomen, tellen wij per IP-adres en per e-mailadres hoe vaak een formulier wordt gebruikt. Die tellers staan in de tabel rate_limits en worden na korte tijd verwijderd (zie sectie 10). Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG) bij de beveiliging van de dienst.

9. Partners (white-label)

Wachthond wordt ook aangeboden via partners die de dienst onder hun eigen naam doorverkopen. Dat mag enkel met een getekende partnerovereenkomst. Koopt u Wachthond via een partner, dan geldt het volgende:

• uw organisatie is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in uw Teamleader;
• de partner is uw verwerker;
• Wachthond is sub-verwerker van de partner;
• beheerders van de partner kunnen uw account openen voor ondersteuning en configuratie (zie sectie 13).

Voor uw eigen accountgegevens blijft deze privacyverklaring van toepassing. Vragen over uw overeenkomst met de partner richt u tot de partner.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarverplichtingen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de bewaartermijnen per gegevenscategorie. Na het verstrijken van de termijn worden gegevens automatisch verwijderd via een dagelijkse retentie-cron-job.

Accountgegevens worden bewaard zolang uw account actief is. U kunt op elk moment de volledige verwijdering van uw account aanvragen, die wij dan onmiddellijk uitvoeren. Daarnaast worden gegevens automatisch geminimaliseerd en gewist volgens de bewaartermijnen in de tabel hierboven. Wettelijke bewaarplichten (zoals voor boekhoudkundige documenten) blijven van toepassing.

11. Uw rechten

Als betrokkene beschikt u, voor zover het verwerkingen betreft waarvoor Wachthond verwerkingsverantwoordelijke is, over de volgende rechten op grond van de AVG:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij over u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op wissing (art. 17 AVG): u kunt verzoeken uw persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij wij een wettelijke grond hebben om ze te bewaren.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): u kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang. Wij staken die verwerking tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren.
• Bezwaar tegen direct marketing (art. 21(2) AVG): gebruiken wij uw gegevens om u commercieel te benaderen (bijvoorbeeld na een demo-aanvraag of een gratis doorlichting), dan kunt u daar altijd bezwaar tegen maken. Wij stoppen dan onmiddellijk, zonder dat u een reden hoeft op te geven.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): u kunt een kopie van uw persoonsgegevens in een machineleesbaar formaat opvragen, voor zover de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar lucian@synctomate.be. Wij bevestigen de ontvangst en reageren binnen één maand op uw verzoek. In complexe gevallen of bij een groot aantal verzoeken kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen. Wij laten u dat dan tijdig weten.

Gegevens in uw Teamleader-account: voor persoonsgegevens die aanwezig zijn in uw Teamleader Focus-account (contacten, leads en dergelijke) en die wij namens u als verwerker verwerken, dient u uw verzoek te richten tot uzelf als verwerkings­ verantwoordelijke. Wachthond biedt via het dashboard en de API technische hulpmiddelen aan (export en wisfunctionaliteit) om u bij te staan bij inzage- en wis­verzoeken van uw eigen betrokkenen.

12. Klachtrecht bij de toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Wachthond in strijd is met de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België is dat:

• Naam: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) / Autorité de protection des données (APD)
• Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: contact@apd-gba.be
• Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wij verzoeken u echter eerst contact met ons op te nemen via lucian@synctomate.be zodat wij uw bezorgdheid zo snel mogelijk kunnen verhelpen.

13. Beveiliging

Wachthond neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Encryptie in transit: alle communicatie tussen uw browser, onze servers en externe dienstverleners verloopt via TLS/HTTPS.
• Encryptie at rest: gegevens in de Supabase-database worden versleuteld opgeslagen op AWS-infrastructuur in Frankfurt.
• Tenant-isolatie via Row-Level Security (RLS): elke klant heeft toegang uitsluitend tot de gegevens van zijn eigen organisatie; databasebeleid dwingt dit af op rijniveau.
• Server-side tokenopslag: OAuth-tokens (Teamleader, Gmail, Outlook) worden uitsluitend server-side bewaard en zijn nooit zichtbaar in de browser of in client-side code.
• Toegangscontrole: interne toegang tot productiegegevens is beperkt tot gemachtigde medewerkers van Wachthond op basis van het “need-to-know”-beginsel. Aangewezen medewerkers van Wachthond en, bij klanten van een partner, beheerders van die partner kunnen uw account openen voor ondersteuning. De voorwaarden daarvoor staan in de verwerkersovereenkomst onder “Toegang voor ondersteuning”.
• Logging en monitoring: sync-runs, acties en authenticatie-events worden gelogd zodat onregelmatigheden tijdig kunnen worden gedetecteerd.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele technische beveiliging absolute garanties bieden. Bij een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u hiervan zo snel mogelijk op de hoogte overeenkomstig art. 34 AVG.

14. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wachthond kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen om te voldoen aan gewijzigde wetgeving, nieuwe verwerkingen of functionele uitbreidingen van de dienst. De versie en ingangsdatum zijn vermeld bovenaan deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen stellen wij u hiervan op de hoogte via e-mail of een melding in het dashboard. De meest recente versie van deze privacyverklaring is steeds beschikbaar via https://www.wachthond.be/legal/privacy. Wij raden u aan deze verklaring periodiek te raadplegen.