Algemene voorwaarden

1. Definities en partijen

In deze Algemene Voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:

• Synctomate: Synctomate BV, handelend onder de handelsnaam Synctomate, een onderneming naar Belgisch recht, gevestigd te Meerdorp 24/5, 2321 Hoogstraten, KBO-nr. 1037.909.007, BTW-nr. BE 1037.909.007. Synctomate is de aanbieder van de Dienst.
• Klant: iedere rechtspersoon of eenmanszaak die, in het kader van zijn beroepsactiviteit, een overeenkomst aangaat met Synctomate voor het gebruik van de Dienst. Deze voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing in een B2B-context; consumenten vallen buiten de werkingssfeer.
• Overeenkomst: de contractuele relatie tussen Synctomate en de Klant, bestaande uit het Aanbod of de bestelbevestiging, deze Algemene Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst (DPA), beschikbaar op /legal/verwerkersovereenkomst.
• Dienst: het SaaS-platform van Synctomate dat, via de Teamleader Focus API, operationele en commerciële signalen detecteert, scores berekent en geautomatiseerde acties uitvoert in het Teamleader-account van de Klant. De Dienst omvat de pakketten Team Flow OS, Revenue Rescue, Client Journey Automator en de optionele Autopilot-add-on.
• Teamleader: het CRM-platform Teamleader Focus, een product van Teamleader NV. Synctomate is een onafhankelijke derde en geen partner, gelieerde onderneming of reseller van Teamleader NV. Zie ook artikel 12.
• Autopilot: de optionele autonomielaag van de Dienst waarmee de Klant Synctomate machtigt om bepaalde acties autonoom of na goedkeuring uit te voeren in zijn Teamleader-account (zie artikel 4).
• Persoonsgegevens / AVG: begrippen conform Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Dienst is geregeld in de Verwerkersovereenkomst.

2. Voorwerp van de overeenkomst

Synctomate verleent de Klant, voor de duur van de Overeenkomst, toegang tot de Dienst als Software-as-a-Service (SaaS). De Dienst bestaat uit:

• Signaaldetectie: het platform analyseert via de Teamleader Focus API de open CRM-items van de Klant (deals, taken, tickets, projecten, facturen) en identificeert operationele of commerciële afwijkingen (“signalen”) op basis van door de operator geconfigureerde regels en drempelwaarden.
• Scoring: de gedetecteerde signalen worden gewogen tot dagelijkse scores per pakket (Flow Score, Revenue Rescue Score, Journey Score) die de Klant inzicht geven in de gezondheid van zijn operaties.
• Geautomatiseerde acties: op basis van gedetecteerde signalen kan de Dienst taken aanmaken, toewijzen of afronden en tickets bijwerken in het Teamleader account van de Klant, overeenkomstig de door de operator ingestelde pakketten en autonomieniveaus.
• Rapportage & notificaties: een dashboard en dagelijkse digest-e-mails geven de Klant een overzicht van de signalen, scores en uitgevoerde acties.

De pakketten zijn modulair: de Klant heeft enkel toegang tot de pakketten en functies die in de Overeenkomst zijn overeengekomen en door de operator zijn ingeschakeld. Functies die in de Dienst als “gepland” of “binnenkort beschikbaar” zijn aangeduid (waaronder de LLM-intelligentielaag van Autopilot Spoor B), maken geen deel uit van de huidige Overeenkomst en scheppen geen rechten voor de Klant.

3. Toegang tot Teamleader Focus

De Dienst verkrijgt toegang tot het Teamleader Focus-account van de Klant uitsluitend via het OAuth 2.0-protocol, nadat de Klant hiervoor uitdrukkelijk en persoonlijk toestemming heeft verleend tijdens het onboardingproces. De volgende bepalingen zijn van toepassing:

• Toestemming en machtiging: door de OAuth-verbinding te autoriseren, machtigt de Klant Synctomate om via de Teamleader Focus API open CRM-items op te halen, te analyseren en, voor zover de Autopilot-add-on is geactiveerd met de door de Klant geconfigureerde autonomieniveaus, acties uit te voeren in zijn account. De Klant kan deze verbinding te allen tijde intrekken via zijn Teamleader-instellingen, waarna Synctomate geen verdere API-aanroepen doet.
• Juistheid van CRM-data: de kwaliteit en nauwkeurigheid van de signaaldetectie zijn rechtstreeks afhankelijk van de volledigheid en correctheid van de CRM-data die de Klant in Teamleader Focus bijhoudt. Synctomate is niet verantwoordelijk voor foutieve detecties of gemiste signalen die voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of verouderde CRM-data van de Klant.
• Eigen rechtsgrond voor persoonsgegevens: de CRM-data die de Klant in Teamleader Focus beheert, kan persoonsgegevens bevatten (contacten, leads, medewerkers). De Klant is en blijft de verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens en is zelf verantwoordelijk voor het beschikken over een geldige rechtsgrond (conform de AVG) voor de verwerking ervan, zowel in Teamleader als via de Dienst. Synctomate treedt op als verwerker conform de Verwerkersovereenkomst.
• Beschikbaarheid Teamleader API: de Dienst is afhankelijk van de beschikbaarheid en werking van de Teamleader Focus API. Onderbrekingen, wijzigingen of beperkingen opgelegd door Teamleader NV vallen buiten de verantwoordelijkheid van Synctomate en geven de Klant geen recht op schadevergoeding of creditering.
• Geen opslag van CRM-data buiten de Dienst: Synctomate slaat CRM-data van de Klant enkel op voor zover noodzakelijk voor de werking van de Dienst (signalen, scores, actielogboeken), overeenkomstig de retentieperioden beschreven in de Verwerkersovereenkomst en het Privacybeleid.

4. Autopilot: risico-erkenning en verantwoordelijkheid

De Autopilot-add-on stelt de Klant in staat om Synctomate te machtigen bepaalde acties autonoom of semi-autonoom uit te voeren in zijn Teamleader Focus-account. Deze functie is uitsluitend beschikbaar voor Klanten die de Autopilot-add-on hebben afgesloten. De Klant erkent de volgende voorwaarden en risico’s uitdrukkelijk:

• Autonomieniveaus: per signaaltype configureert de operator (Synctomate) in overleg met de Klant één van de volgende autonomieniveaus: (a) off: geen actie; (b) suggest: signaal zichtbaar op het dashboard, geen automatische uitvoering; (c) approve: actie wordt klaargezet en vereist expliciete goedkeuring van de Klant vóór uitvoering; (d) auto: actie wordt autonoom uitgevoerd zonder tussenkomst van de Klant.
• Reversibiliteitsgate: ongeacht het geconfigureerde autonomieniveau voert Synctomate uitsluitend “zachte” (eenvoudig omkeerbare) acties autonoom uit. Semi-onomkeerbare acties (zoals het afronden van taken) worden altijd naar het goedkeuringsproces (“approve”) geleid, ook al is het autonomieniveau ingesteld op “auto”.
• Caps en anomaliedetectie: Synctomate hanteert een maximumaantal automatische acties per synchronisatieronde. Wanneer dit plafond wordt overschreden, worden verdere acties onderbroken en ter goedkeuring aangeboden om onbedoelde massa operaties te voorkomen.
• Approval-expiratie: acties die ter goedkeuring worden aangeboden, vervallen na een door de operator ingestelde termijn. Een vervallen goedkeuring resulteert in de terugzetting van het signaal naar de open status; de actie wordt niet alsnog automatisch uitgevoerd.
• Kill-switch: Synctomate behoudt de mogelijkheid om via een operator-noodstop (kill-switch) alle autonome acties voor alle Klanten onmiddellijk te onderbreken in geval van een technisch incident, veiligheidsprobleem of andere urgente situatie. De Klant erkent dit recht en kan hiervoor geen aanspraak maken op schadevergoeding.
• Verantwoordelijkheid van de Klant: de Klant is en blijft ten allen tijde volledig verantwoordelijk voor alle acties die in zijn Teamleader Focus-account worden uitgevoerd, ook wanneer deze acties door de Autopilot-functie zijn geïnitieerd. Door de Autopilot-add-on te activeren en autonomieniveaus in te stellen of te laten instellen, aanvaardt de Klant uitdrukkelijk de risico’s die inherent zijn aan geautomatiseerde uitvoering, waaronder mogelijke foute detecties, ongewenste taakaanmaken of -afronding en wijzigingen in lopende deals of tickets.
• Uitsluiting aansprakelijkheid Synctomate: Synctomate is niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit de door de Klant geconfigureerde of door de operator namens de Klant geconfigureerde autonomie niveaus, noch voor de gevolgen van door de Autopilot-functie uitgevoerde acties, behoudens in geval van opzet of zware fout van Synctomate.

5. Verplichtingen van de Klant en aanvaardbaar gebruik

De Klant verbindt zich ertoe de Dienst uitsluitend te gebruiken overeenkomstig de Overeenkomst en de toepasselijke wetgeving. In het bijzonder is het de Klant verboden:

• De Dienst te gebruiken voor doeleinden die in strijd zijn met de Belgische of Europese wetgeving, met inbegrip van de AVG, de wet betreffende de bestrijding van computercriminaliteit en de wet op de oneerlijke handelspraktijken.
• De Dienst of enig onderdeel ervan te reverse-engineeren, te decompileren, te disassembleren, te kopiëren, te modificeren, te distribueren of op enige andere wijze te exploiteren zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Synctomate.
• Inloggegevens, toegangstokens of API-sleutels te delen met derden of de toegang tot de Dienst te verlenen aan personen of entiteiten die geen deel uitmaken van de organisatie van de Klant.
• De Dienst te gebruiken buiten de eigen organisatie van de Klant, bijvoorbeeld door de Dienst door te verkopen, te sublicentiëren of aan te bieden aan derden, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen met Synctomate.
• Geautomatiseerde systemen (bots, scrapers, scripts) in te zetten om op grote schaal of op een wijze die de infrastructuur van de Dienst belast, gegevens te extraheren.
• De integriteit, veiligheid of beschikbaarheid van de Dienst of de onderliggende infrastructuur te ondermijnen, waaronder het doelbewust veroorzaken van overbelasting, het uitvoeren van penetratietests zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Synctomate of het uploaden van schadelijke code.
• Onjuiste of misleidende informatie te verstrekken bij het aanmaken of beheren van de account of de identiteit van een andere persoon of entiteit aan te nemen.

Bij vaststelling van een inbreuk op bovenstaande verplichtingen behoudt Synctomate zich het recht voor de toegang tot de Dienst onmiddellijk en zonder voorafgaande verwittiging op te schorten of de Overeenkomst te beëindigen, onverminderd het recht op schadevergoeding.

6. Vergoeding en facturatie

De vergoeding voor de Dienst is vastgelegd in het door partijen overeengekomen Aanbod of de bestelbevestiging. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn alle vermelde prijzen exclusief BTW en andere toepasselijke belastingen.

De Dienst wordt aangeboden op basis van een periodiek abonnement (maandelijks of jaarlijks, zoals overeengekomen in het Aanbod). Betalingen worden verwerkt via de betaaldienstverlener Mollie; de Klant gaat akkoord met de verwerking van zijn facturatie- en betaalgegevens door Mollie voor dit doel.

Synctomate behoudt zich het recht voor de vergoeding jaarlijks aan te passen aan de index der consumptieprijzen of op basis van objectief aantoonbare kostenstijgingen van toeleveranciers, mits schriftelijke kennisgeving aan de Klant ten minste dertig (30) kalenderdagen vóór de ingangsdatum van de aanpassing. Indien de Klant niet akkoord gaat met een prijswijziging, heeft hij het recht de Overeenkomst op te zeggen conform artikel 11, waarbij de opzegtermijn ingaat op de datum van de kennisgeving van de prijswijziging.

Facturen zijn betaalbaar binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, alsmede een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het openstaande bedrag met een minimum van 50 EUR.

7. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, met inbegrip van maar niet beperkt tot de broncode, algoritmen, datamodellen, detectieregels, scoremodellen, gebruikersinterface, documentatie, handelsmerken (waaronder de naam “Synctomate”) en alle overige onderdelen van de Dienst, berusten uitsluitend bij Synctomate BV of haar licentiegevers.

De Klant verkrijgt uitsluitend een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en herroepbare gebruikslicentie om de Dienst te gebruiken gedurende de looptijd van de Overeenkomst, uitsluitend voor intern bedrijfsgebruik binnen de eigen organisatie en overeenkomstig de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden.

De Klant behoudt alle rechten op zijn eigen CRM-data en bedrijfsgegevens die hij via Teamleader Focus aan de Dienst beschikbaar stelt. Door het gebruik van de Dienst verleent de Klant Synctomate een beperkte, herroepbare licentie om deze gegevens te verwerken voor zover noodzakelijk voor de levering van de Dienst.

Synctomate kan geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiks- en prestatiegegevens aanwenden voor productverbetering en statistische doeleinden, mits deze gegevens op geen enkele wijze herleidbaar zijn tot de Klant of diens relaties.

8. Garantie-disclaimer

De Dienst wordt geleverd “as is” en “as available”, zonder enige expliciete of impliciete garantie, voor zover toegestaan door het toepasselijke Belgische recht. Synctomate garandeert in het bijzonder niet:

• dat de Dienst te allen tijde ononderbroken, foutloos of zonder enige vertraging beschikbaar zal zijn;
• dat de Dienst vrij is van technische gebreken, beveiligingslekken of compatibiliteitsproblemen met de systemen van de Klant;
• dat alle signalen die door de Dienst worden gegenereerd, correct, volledig of geschikt zijn voor een specifiek doel van de Klant;
• dat de Teamleader Focus API, waarop de Dienst steunt, permanent beschikbaar, stabiel of ongewijzigd zal blijven; wijzigingen in de Teamleader Focus API door Teamleader NV kunnen de werking van de Dienst beïnvloeden of onderbreken buiten de controle van Synctomate om;
• dat de Dienst voldoet aan de specifieke vereisten of verwachtingen van de Klant die niet uitdrukkelijk in de Overeenkomst zijn beschreven.

Synctomate spant zich naar redelijkheid in om de beschikbaarheid en correcte werking van de Dienst te waarborgen, maar aanvaardt geen resultaatsverbintenis terzake. Geplande onderhoudsmomenten worden zo mogelijk vooraf aangekondigd.

9. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een vertraging in of tekortkoming bij de uitvoering van haar verplichtingen (met uitzondering van betalingsverplichtingen) wanneer deze het gevolg is van overmacht, waaronder onder meer storingen of wijzigingen bij toeleveranciers, de Teamleader Focus API, hosting-, netwerk- of betaaldienstverleners, cyberaanvallen of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van de betrokken partij. De getroffen partij brengt de andere partij zo spoedig mogelijk op de hoogte. Houdt de overmachtssituatie langer dan zestig (60) kalenderdagen aan, dan kan elke partij de Overeenkomst kosteloos beëindigen.

10. Aansprakelijkheidsbeperking

Voor zover maximaal toegestaan door het dwingend Belgisch recht, gelden de volgende beperkingen van aansprakelijkheid:

• Uitsluiting indirecte schade: Synctomate is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, omzetderving, verlies van gegevens, verlies van goodwill, bedrijfsonderbreking of andere immateriële schade van de Klant of derden, ongeacht of Synctomate op de hoogte was of gesteld van de mogelijkheid van dergelijke schade.
• Cap op directe schade: de totale aansprakelijkheid van Synctomate jegens de Klant voor alle vorderingen, ongeacht hun grondslag (contractueel, buitencontractueel of anderszins), is beperkt tot het totale bedrag van de vergoedingen die de Klant in de twaalf (12) kalendermaanden onmiddellijk voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering, effectief aan Synctomate heeft betaald. Indien de Dienst nog geen twaalf maanden actief is, wordt het pro rata equivalent voor de werkelijke gebruiksperiode gehanteerd.
• Afhankelijkheid van Teamleader: Synctomate is niet aansprakelijk voor schade die rechtstreeks of onrechtstreeks voortvloeit uit een storing, beschikbaarheidsprobleem, API-wijziging, datafout of beleidswijziging van Teamleader Focus of Teamleader NV.
• Autopilot: Synctomate is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit door de Autopilot-functie uitgevoerde acties, voor zover de Klant de betrokken autonomieniveaus heeft geconfigureerd of laten configureren conform artikel 4.

Voorbehoud dwingend recht: de voorgaande beperkingen en uitsluitingen gelden niet in geval van opzet of zware fout van Synctomate, noch voor aansprakelijkheid die door het Belgisch dwingend recht niet kan worden beperkt of uitgesloten (o.a. aansprakelijkheid voor lichamelijke schade veroorzaakt door een fout van Synctomate). Niets in deze Algemene Voorwaarden sluit de wettelijk verplichte consumentenbescherming uit; deze voorwaarden zijn evenwel uitsluitend van toepassing op B2B-relaties.

Deze beperking kan er evenmin toe leiden dat de essentie van de door Synctomate aangegane hoofdverbintenis wordt uitgehold; in dat geval blijft Synctomate gehouden tot hetgeen redelijkerwijze van de kern van haar verbintenis mag worden verwacht.

De Klant is verplicht eventuele schade zo spoedig mogelijk en in elk geval binnen zes (6) maanden na kennisname van de schadeveroorzakende gebeurtenis, schriftelijk te melden aan Synctomate, op straffe van verval van de vordering.

11. Duur en beëindiging

De Overeenkomst treedt in werking op de datum van aanvaarding van het Aanbod of de activering van de account door de operator en wordt gesloten voor de in het Aanbod vermelde duur. Bij gebreke van een uitdrukkelijk vermelde duur, wordt de Overeenkomst gesloten voor onbepaalde duur.

• Opzegging door de Klant: de Klant kan de Overeenkomst te allen tijde opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van dertig (30) kalenderdagen, schriftelijk te betekenen via lucian@synctomate.be. De lopende facturatieperiode wordt niet gerestitueerd.
• Opzegging door Synctomate: Synctomate kan de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van zestig (60) kalenderdagen.
• Onmiddellijke beëindiging: Synctomate kan de Overeenkomst onmiddellijk en zonder schadevergoeding beëindigen bij ernstige inbreuk door de Klant op de Overeenkomst (waaronder niet-betaling na ingebrekestelling, schending van artikel 5 of wezenlijke wijziging van de eigendomsstructuur van de Klant waardoor een concurrent toegang zou verkrijgen) of bij faillissement, gerechtelijke reorganisatie of kennelijk onvermogen van de Klant.
• Gevolgen van beëindiging (data): bij het einde van de Overeenkomst, ongeacht de reden, worden de gegevens van de Klant behandeld conform de Verwerkersovereenkomst (/legal/verwerkersovereenkomst). De Klant heeft gedurende dertig (30) dagen na beëindiging het recht een export van zijn gegevens op te vragen. Na afloop van deze termijn worden de gegevens gewist conform de retentieperioden in de Verwerkersovereenkomst, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
• Voortbestaan bepalingen: de bepalingen inzake intellectuele eigendom, aansprakelijkheidsbeperking, vertrouwelijkheid en toepasselijk recht blijven van kracht na het einde van de Overeenkomst.

12. Teamleader: non-affiliatie

Synctomate is een onafhankelijk product en is niet geaffilieerd met, gesponsord door of onderschreven door Teamleader. “Teamleader” en “Teamleader Focus” zijn handelsmerken van Teamleader NV. Synctomate integreert met Teamleader Focus via hun publieke API met toestemming van de klant.

Het gebruik van de naam “Teamleader” en “Teamleader Focus” in deze Algemene Voorwaarden en op het platform van Synctomate dient uitsluitend ter beschrijving van de technische integratie en houdt geen enkele commerciële of juridische band met Teamleader NV in.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze Overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd overeenkomstig het Belgisch recht, met uitsluiting van de bepalingen van het internationaal privaatrecht die zouden verwijzen naar een ander rechtsstelsel en met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).

In geval van een geschil zullen partijen in eerste instantie trachten dit in onderling overleg op te lossen binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen na schriftelijke kennisgeving van het geschil door de meest gerede partij.

Bij gebreke van een minnelijke oplossing zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Turnhout, bevoegd om kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst, tenzij een dwingende wettelijke bepaling een andere bevoegde rechter aanwijst.

14. Wijzigingen aan deze voorwaarden

Synctomate kan deze voorwaarden eenzijdig wijzigen om een geldige reden, zoals wijzigingen in de wetgeving, in de Teamleader Focus API, in de technische werking of het functionele aanbod van de Dienst, in de tarieven van toeleveranciers of om veiligheids- of compliancereden. Wijzigingen worden bekendgemaakt via het platform en/of per e-mail aan het door de Klant opgegeven contactadres, ten minste dertig (30) kalenderdagen vóór de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden.

Elk versienummer en de bijbehorende ingangsdatum worden bovenaan dit document vermeld. De meest actuele versie is steeds raadpleegbaar op https://synctomate.be/legal/voorwaarden.

Indien de Klant niet akkoord gaat met de gewijzigde voorwaarden, heeft hij het recht de Overeenkomst op te zeggen conform artikel 11 vóór de ingangsdatum van de wijziging. Bij voortgezet gebruik van de Dienst na de ingangsdatum wordt de Klant geacht de gewijzigde voorwaarden te hebben aanvaard.

Wijzigingen die uitsluitend voordelig zijn voor de Klant (zoals prijsverlagingen of uitbreidingen van rechten), kunnen onmiddellijk van kracht treden zonder voorafgaande kennisgeving.

Indien één of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden ongeldig of niet afdwingbaar worden verklaard, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die het economisch resultaat van de ongeldige bepaling zo nauw mogelijk benadert.