Offertes opvolgen: waarom de meeste offertes verloren gaan en hoe het anders kan
Stuur je een offerte en volg je niet op, dan verlies je de kans vaak zonder het te merken. Meestal ligt het aan de timing: je volgt te laat op of helemaal niet. Wachthond ziet wanneer een offerte te lang stilstaat en geeft de juiste collega een seintje.
Kort samengevat
- Je verliest veel offertes doordat je niet op het juiste moment opvolgt.
- Met een vast opvolgritme, snel en in stappen, zet je meer offertes om.
- Wachthond kijkt drie keer per dag welke offertes in Teamleader te lang stilstaan. De hond maakt er een melding van en zet een taak klaar voor de verantwoordelijke.
- Wacht je lang met opvolgen, dan heeft je klant intussen met een concurrent gepraat.
De meeste offertes gaan verloren omdat je ze te laat of niet opvolgt. Je klant hoort na de offerte niets meer van je. Hij vergeet het of kiest de partij die wel belt. Twee dingen helpen meteen. Hanteer een vast opvolgritme: contact binnen 24 uur, daarna elke week tot je klant beslist. Gebruik daarnaast een tool die stilgevallen offertes opmerkt, zodat je niet op je geheugen moet rekenen. Wachthond kijkt drie keer per dag welke offertes in Teamleader te lang stilstaan en zet een taak klaar voor de verantwoordelijke.
Waarom gaan offertes verloren?
Je denkt al snel dat de prijs te hoog was. Een klant die alleen op prijs kiest, haakt meestal al af voor je een offerte stuurt. Veel offertes verlies je door stilte. Je klant heeft een vraag, hoort niets van je en besluit dat een ander hem beter helpt.
- Te laat opvolgen: je laat de offerte dagen liggen. Intussen praat je klant met een andere leverancier.
- Niet opvolgen: je stuurt de offerte, werkt je CRM bij en wacht. Er volgt geen belletje en geen mail.
- Geen vaste aanpak: de ene offerte volg je goed op, de andere niet. Het hangt af van je agenda die dag.
- Verkeerde focus: je grootste deals blijven vaak het langst liggen. Ze zijn ingewikkelder en vragen meer tijd om op te volgen.
Wat is de juiste opvolg-cadans?
Een cadans is het vaste ritme waarin je een klant contacteert. Er bestaat geen formule die voor iedereen werkt. Dit ritme past bij veel B2B-kmo's: je reageert snel na de offerte en houdt daarna geregeld contact zonder te drammen.
Een opvolgritme voor B2B-offertes bij kmo's:
Dag 1: bevestig de ontvangst
Stuur dezelfde dag of de dag erna een korte mail. Herhaal je aanbod niet. Schrijf bijvoorbeeld: 'de offerte is verstuurd, heb je vragen dan ben ik bereikbaar.' Zo nodig je je klant uit om te reageren.
Dag 3-5: eerste opvolging
Neem contact op met een concrete vraag: 'Heb je de offerte kunnen bekijken? Kan ik iets verduidelijken?' De vraag 'wat denk je ervan?' is te vaag. Daar antwoordt je klant minder snel op.
Dag 10-14: tweede contact
Heeft je klant nog niet beslist? Stuur dan opnieuw een kort bericht. Verwijs naar een detail uit de offerte of naar een vraag die hij eerder stelde.
Dag 21+: vraag naar de beslissing
Na drie weken vraag je rechtstreeks hoe het ervoor staat. Koos je klant een concurrent? Sluit de deal dan als verloren af in je CRM. Stelt hij de beslissing uit? Noteer dan een nieuwe datum.
Hoe detecteert Wachthond stilgevallen offertes?
Wachthond leest drie keer per dag de open deals in Teamleader Focus. Per offerte kijkt de hond wanneer er voor het laatst contact was en of er een volgende stap gepland staat. Hij kijkt ook of de deal al te lang in dezelfde fase staat. Gaat een deal over de drempel die we samen met jou instelden? Dan maakt de hond een melding en zet hij een taak klaar voor de verantwoordelijke verkoper.
- Geen volgende stap: staat er bij een deal geen taak of afspraak gepland, dan maakt de hond er een melding van.
- Te lang in één fase: staat een offerte al 14 dagen in 'Offerte verstuurd' zonder beweging, dan zie je ze op de afdeling Sales.
- Offerte niet opgevolgd: stuurde je een offerte en volgde niemand ze op, dan meldt de hond dat.
- Omzet in risico: staat een grote deal te lang in dezelfde fase, dan krijg je daar een aparte melding van.
Wat levert gestructureerde opvolging op?
Je zet meer offertes om zonder dat je nieuwe klanten moet zoeken. Je CRM klopt ook beter. Sluit je open offertes geregeld af als gewonnen, verloren of uitgesteld, dan kloppen je pijplijn en je omzetverwachting. Zo plan je makkelijker en weet je beter wat eerst moet.
Hoe verschilt Wachthond van een rapport?
Een rapport toont je wat al gebeurd is. Wachthond kijkt drie keer per dag hoe je deals er nu voor staan. De hond waarschuwt je terwijl je de deal nog kunt redden.
Lees ook
Vragen over offertes opvolgen
Hoelang mag een offerte openstaan zonder opvolging?
Dat hangt af van je sector en van hoe lang je klanten nadenken. Een vuistregel: bel of mail binnen 3 werkdagen. Staat een offerte 2 weken zonder activiteit in je CRM, dan is ze vaak verloren, ook al staat ze nog open. De drempel stellen we samen met jou in.
Maakt Wachthond automatisch taken aan bij stilgevallen offertes?
De hond ziet de stilgevallen deal en zet een opvolgtaak klaar voor de verantwoordelijke verkoper. Met Autopilot kies je per soort melding of de hond die taak zelf aanmaakt of het eerst aan jou vraagt.
Wat als een offerte bewust geparkeerd is door de klant?
Je kunt de melding wegklikken of de deal in Teamleader een datum in de toekomst geven. De hond houdt daar rekening mee en meldt de deal pas opnieuw als die datum voorbij is.
Werkt dit ook voor grote offerteportefeuilles?
Ja. Wachthond haalt alleen je open deals op. Je volledige contactenlijst en oude gegevens laat de hond liggen. Zo blijft het vlot, ook bij 5000+ contacten.
Wat detecteert Wachthond naast stilgevallen offertes?
Op de afdeling Finance meldt de hond vervallen facturen, ongefactureerd werk, vastgelopen conceptfacturen en contracten die verlengd moeten worden.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.