Facturen automatisch opvolgen, vanuit je eigen mailbox
Een factuur die te laat is, blijft openstaan zolang niemand de klant herinnert. De hond ziet de vervallen factuur, stuurt de aanmaning vanuit jouw mailbox en stopt zodra de klant betaalt.
Kort samengevat
- De hond kijkt drie keer per dag welke facturen in Teamleader vervallen zijn.
- Hij stuurt aanmaningen in drie stappen vanuit je eigen Gmail of Outlook, met de factuur-pdf erbij. Jij kiest de dagen.
- Je kiest of de hond elke aanmaning eerst aan jou voorlegt of ze zelf verstuurt.
- Betaalt de klant, dan stopt de reeks voor die factuur.
Je volgt facturen automatisch op door Wachthond aan je Teamleader Focus te koppelen. De hond kijkt drie keer per dag welke facturen vervallen zijn. Voor elke vervallen factuur stuurt hij een herinnering vanuit je eigen Gmail of Outlook, met de factuur-pdf erbij. Blijft de betaling uit, dan volgt een tweede en een derde herinnering op de dagen die jij kiest. Betaalt de klant, dan stopt de reeks. Je kiest zelf of elke aanmaning eerst langs jou passeert.
Waarom blijven facturen liggen?
Opvolgen is het werk dat wijkt zodra een klant belt. De factuur vertrekt, de betaaltermijn verstrijkt en niemand stuurt de herinnering. Na een paar maanden heb je een stapel openstaande bedragen die je zelf moet voorschieten.
In een echte scan van een Belgisch bureau met tien mensen vond de hond € 41.916 aan te late facturen. Samen met het werk dat nog op geen factuur stond, ging het om minstens € 101.903.
Hoe de hond je facturen opvolgt
Jij koppelt je mailbox in een paar klikken. Wij zetten de reeks met jou klaar.
Zien
Drie keer per dag kijkt de hond in Teamleader welke facturen vervallen zijn en hoe lang al.
Herinneren
Per vervallen factuur vertrekt een reeks van drie herinneringen vanuit je eigen mailbox, telkens met de factuur-pdf. Jij kiest na hoeveel dagen elke stap volgt. De teksten pas je aan naar je eigen toon.
Stoppen
Staat de factuur niet meer open in Teamleader, dan stopt de reeks. De klant krijgt geen herinnering voor iets dat al betaald is.
Wat je eraan hebt
- Sneller je geld: elke vervallen factuur krijgt op tijd een herinnering.
- Geen typwerk: je stelt geen aanmaningen meer op en houdt geen lijstje bij.
- De relatie blijft goed: de klant krijgt een nette mail van jouw adres, geen brief van een incassobureau.
Lees ook
Vragen over facturen opvolgen
Vanaf welk e-mailadres vertrekken de aanmaningen?
Vanaf je eigen gekoppelde mailbox, Gmail of Outlook. De klant krijgt een mail van jou met de factuur-pdf erbij.
Kan ik elke aanmaning eerst goedkeuren?
Ja. Je kiest of de hond elke aanmaning eerst aan jou voorlegt of ze zelf verstuurt. Je kunt de hond op elk moment pauzeren.
Wat gebeurt er als de klant ondertussen betaalt?
Zodra de factuur in Teamleader niet meer openstaat, stopt de reeks. De klant krijgt dan geen herinnering meer.
Heeft Teamleader dit niet zelf?
Wachthond stuurt herinneringen vanuit je eigen mailbox in drie stappen op de dagen die jij kiest. Daarnaast ziet de hond wat nog meer blijft liggen, zoals gewerkte uren die op geen factuur staan en conceptfacturen die niemand verstuurt.
Verstuurt Wachthond ook mijn facturen via Peppol?
Nee. Je facturen maak en verstuur je in Teamleader, ook via Peppol. Wachthond volgt ze op zodra ze vervallen zijn.
Wat kost het?
Facturen opvolgen hoort bij de afdeling Finance. Met Start kost dat € 59 per maand. Wil je ook Sales en Project, dan kies je Alles voor € 149 per maand. Prijzen excl. btw. Geen opstartkosten en maandelijks opzegbaar. De prijzen staan op de homepage.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.