Facturen automatisch opvolgen, vanaf je eigen mailbox
Een vervallen factuur die niemand opvolgt is gewoon geld dat blijft liggen. Wachthond ziet de factuur, stuurt de aanmaning en stopt zodra ze betaald is.
Kort samengevat
- Wachthond detecteert meerdere keren per dag welke facturen vervallen zijn en hoeveel omzet er openstaat.
- Het stuurt een escalerende reeks (vriendelijk, steviger, formeel) vanaf je eigen gekoppelde mailbox, met de factuur-PDF erbij.
- Per stap kies je: automatisch versturen of eerst goedkeuren. Een betaalde factuur stopt de reeks vanzelf.
- Meer dan de helft van de Belgische B2B-facturen wordt te laat betaald. Tijdige opvolging haalt dat geld sneller binnen.
Je volgt facturen automatisch op door Wachthond aan je Teamleader Focus te koppelen. Wachthond controleert meerdere keren per dag welke facturen vervallen zijn en stuurt een escalerende aanmaningsreeks vanaf je eigen mailbox, met de PDF erbij, tot de factuur betaald is.
Waarom blijven facturen liggen?
Niet omdat je het niet wil, maar omdat opvolgen het werk is dat altijd wijkt voor klantenwerk. De factuur vertrekt, de betaaltermijn verstrijkt en de aanmaning komt er nooit. Zo wordt een betalingsprobleem stilletjes een cashflowprobleem.
Hoe Wachthond je facturen opvolgt
Jij hoeft niets in te stellen. Wij koppelen je mailbox en zetten de reeks op.
Detecteren
Meerdere keren per dag controleert Wachthond je openstaande facturen in Teamleader en bepaalt welke vervallen zijn en hoe lang al.
Aanmanen
Per vervallen factuur vertrekt een escalerende reeks vanaf je eigen mailbox: eerst vriendelijk, dan steviger, dan formeel, telkens met de factuur-PDF.
Stoppen bij betaling
Verdwijnt de factuur uit je openstaande lijst, dan stopt de reeks automatisch en telt het bedrag mee in je ROI-overzicht.
Wat het je oplevert
- Sneller betaald: consistente, tijdige opvolging verkort de periode tussen factuur en betaling.
- Minder handwerk: geen aanmaningen meer manueel opstellen of erachteraan zitten.
- Geen vergeten facturen: elke vervallen factuur komt in de reeks, niets glipt erdoor.
- Behoud van de relatie: professionele, tijdige herinneringen vanaf je eigen adres, niet van een incassobureau.
Lees ook
Vragen over facturen opvolgen
Vanaf welk e-mailadres vertrekken de aanmaningen?
Vanaf je eigen gekoppelde mailbox (Gmail of Outlook), niet vanaf een extern adres. De klant ziet een herinnering van jou, met de factuur-PDF erbij.
Kan ik elke aanmaning eerst goedkeuren?
Ja. Per signaaltype kies je tussen automatisch versturen en eerst goedkeuren. In de goedkeuren-modus zie je elke verzending op je dashboard en beslis jij. Er is altijd een noodstop.
Wat gebeurt er als de klant ondertussen betaalt?
Zodra de factuur uit je openstaande lijst verdwijnt, stopt de reeks automatisch. De klant krijgt geen overbodige aanmaning meer en het bedrag telt mee als gerecupereerd in je ROI-overzicht.
Heeft Teamleader dit niet zelf?
Teamleader heeft een basisfunctie voor factuurherinneringen, maar geen escalerende reeks met PDF vanaf je eigen mailbox, geen detectie over je hele account en geen goedkeuringsflow per stap. Wachthond vult dat aan.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
We koppelen je Teamleader en richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.