Wachthond voor boekhoud- en advieskantoren
Een boekhoudkantoor draait op deadlines die zich elk kwartaal herhalen en op klanten die elke maand opvolging vragen. Wachthond bewaakt drie keer per dag wat dreigt te glippen.
Kort samengevat
- Wachthond signaleert klantdossiers zonder volgende stap of met een vervallen opvolgtaak, zodat geen enkel mandaat stil valt.
- Terugkerende deadlines (btw, jaarrekening, voorafbetaling) worden bewaakt als taken met een eigenaar, niet als losse herinneringen in iemands hoofd.
- Recurrente facturen die niet vertrekken of onbetaald blijven komen vanzelf op je radar, met een aanmaning vanuit je eigen mailbox.
- Gepresteerde uren die nog niet op een factuur staan worden gemarkeerd, per klant en per mandaat, zodat advieswerk niet onbetaald blijft.
Wachthond is een bewakingslaag bovenop Teamleader Focus die drie keer per dag detecteert waar de klantenopvolging in een boekhoud- of advieskantoor dreigt te slippen. Klantdossiers zonder volgende stap of met een vervallen opvolgtaak worden gesignaleerd, zodat geen enkel mandaat stilvalt. Terugkerende deadlines zoals btw, jaarrekening en voorafbetaling bewaakt het als taken met een eigenaar, niet als losse herinneringen in iemands hoofd. Recurrente facturen die niet vertrekken of onbetaald blijven komen vanzelf op je radar, met een aanmaning vanaf je eigen mailbox. Gepresteerde uren die nog niet gefactureerd zijn worden gemarkeerd per klant en per mandaat, zodat advieswerk niet onbetaald blijft.
Waarom slipt klantenopvolging weg in een boekhoudkantoor?
Een boekhoudkantoor leeft van ritmes die zich blijven herhalen: btw-aangiftes per kwartaal, voorafbetalingen, jaarrekeningen, sociale balansen. Daarbovenop komt het dagelijkse advieswerk dat klanten bellen of mailen. In de drukte schuift de opvolging van het ene dossier door om het andere te redden. Een klant die een document nog niet aanleverde, een mandaat dat stilligt of een ereloonnota die niet vertrok, dat valt pas op als het te laat is. Belgische kmo's spenderen gemiddeld 38 uur per maand aan administratie en boekhouden staat met stip op één (iVox/Horus Software, 2025). Voor een kantoor dat die last namens tientallen klanten draagt, telt elke gemiste opvolging dubbel.
Wachthond legt geen extra systeem bovenop je werk. Het leest je bestaande Teamleader-account en zet zwijgend de vinger op de dossiers die aandacht vragen, zodat jij en je team niet hoeven te onthouden wat dreigt om te vallen.
Welke signalen bewaakt Wachthond voor een boekhoudkantoor?
Terugkerende deadlines zonder eigenaar
Een opvolgtaak voor een btw-aangifte of jaarrekening die voorbij zijn deadline zit of aan niemand toebehoort wordt gemarkeerd, met het klantdossier erbij.
Lees meerRecurrente facturen die onbetaald blijven
Wachthond stuurt een reeks van drie aanmaningen vanaf je eigen mailbox, met de PDF erbij en stopt zodra de ereloonnota betaald is.
Lees meerOngefactureerd advieswerk
Factureerbare uren die nog nergens op een factuur staan worden gesignaleerd, per klant en per mandaat, zodat advieswerk niet onbetaald blijft.
Lees meerStilgevallen dossiers en offertes
Een nieuw mandaat of een ereloonvoorstel zonder volgende stap komt terug op de radar, met een voorstel om te bellen.
Lees meerHoe houdt Wachthond terugkerende deadlines in de gaten?
Een boekhoudkundige deadline is zelden eenmalig. De btw-aangifte komt elk kwartaal terug, de voorafbetaling vier keer per jaar, de jaarrekening jaarlijks. Zolang die opvolging als taken in Teamleader staat, bewaakt Wachthond ze als een dossier met een eigenaar. Een taak die voorbij zijn vervaldatum zit of bij niemand staat verschijnt als signaal, gekoppeld aan de juiste medewerker. Zo blijft de planning van het kantoor leidend en hoeft niemand de wettelijke kalender uit het hoofd te volgen.
Hoe werkt de koppeling met Teamleader?
Wij richten het in, meestal binnen een dag. Daarna draait alles op de achtergrond.
Koppelen in een paar klikken
Je koppelt Wachthond eenmalig aan je Teamleader Focus via het toestemmingsscherm van Teamleader zelf. Geen data-export, geen CSV en geen tweede dossier om bij te houden.
Signalen detecteren
Drie keer per dag leest Wachthond je open taken, dossiers, ereloonvoorstellen, tijdregistraties en facturen en berekent welke de drempels overschrijden.
Opvolgen of automatiseren
Je volgt op vanuit het dashboard of je laat Autopilot taken toewijzen en aanmaningen sturen binnen de grenzen die jij instelt.
Wat levert dit op voor de cashflow van het kantoor?
Een kantoor dat namens klanten facturen opvolgt, mag zijn eigen ereloonnota's niet vergeten. Recurrente facturen die blijven liggen of laattijdig betaald worden, knagen aan de cashflow. In België ligt de werkelijke betaaltermijn ver boven de afspraak en de wet legt een bovengrens op die veel klanten opzoeken. Wachthond stuurt een reeks van drie aanmaningen vanaf je eigen mailbox en stopt zodra de factuur betaald is, zodat opvolging gebeurt zonder dat een medewerker het lijstje moet aflopen.
Hoe verhoudt Wachthond zich tot opvolgen op het gevoel?
| Manueel opvolgen | Wachthond bovenop Teamleader | |
|---|---|---|
| Vervallen opvolgtaken vinden | Iemand loopt de lijst af | Drie keer per dag automatisch gemarkeerd |
| Terugkerende deadline bewaken | In het hoofd of in een losse kalender | Als dossier met een eigenaar in Teamleader |
| Ongefactureerd advieswerk opsporen | Nee | Ja |
| Aanmaning sturen bij vervallen factuur | Manueel per factuur | Reeks van drie herinneringen vanuit je eigen mailbox |
| Opvolging hangt af van wie aanwezig is | Ja | Nee |
Lees ook
Vragen over sectoren
Bewaakt Wachthond terugkerende deadlines zoals btw-aangiftes?
Wachthond bewaakt de opvolgtaken en termijnen die je in Teamleader vastlegt. Zolang een btw-aangifte, voorafbetaling of jaarrekening als taak in je account staat, markeert Wachthond ze wanneer de deadline nadert of voorbij is en koppelt ze aan de juiste medewerker. Wachthond geeft zelf geen fiscaal advies en bepaalt geen wettelijke termijnen.
Kan Wachthond ongefactureerd advieswerk opsporen?
Ja. De afdeling Finance detecteert factureerbare tijdregistraties die nog niet op een factuur staan. Je ziet per klant en per mandaat hoeveel uren er nog open staan, zodat advieswerk niet onbetaald blijft liggen.
Werkt Wachthond als meerdere dossierbeheerders elk hun klanten hebben?
Ja. Elk signaal wordt aan de juiste eigenaar gekoppeld op basis van de toewijzingen in Teamleader. Zo ziet elke dossierbeheerder alleen wat relevant is voor de eigen klanten en blijft de werkverdeling van het kantoor leidend.
Stuurt Wachthond automatisch aanmaningen voor mijn ereloonnota's?
Dat kies je zelf. Per soort melding stel je in of Wachthond enkel voorstelt, jou elke actie laat goedkeuren of automatisch een reeks van drie aanmaningen stuurt vanaf je eigen mailbox. De reeks stopt zodra de factuur betaald is.
Is Wachthond GDPR-conform voor een boekhoudkantoor?
Ja. De gegevens staan opgeslagen in de EU, in Frankfurt. Voor mails en hosting werken we ook met Resend en Vercel, twee Amerikaanse diensten met Europese standaardcontracten. De privacydocumentatie staat op wachthond.be/legal. Synctomate BV treedt op als verwerker voor de CRM-data die je via Teamleader koppelt en sluit een verwerkersovereenkomst af.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.