Wachthond voor de office manager
Jij houdt de boel draaiende terwijl iedereen z'n eigen werk doet. Wachthond bewaakt meerdere keren per dag wat dreigt te slippen, zodat jij niet langer alles handmatig moet narekenen.
Kort samengevat
- Wachthond is een opvolgingstool die als office manager je administratie uit handen neemt: het scant Teamleader meerdere keren per dag en meldt wat actie vraagt.
- Vervallen facturen, openstaande offertes en taken zonder eigenaar komen vanzelf op je radar, met de juiste collega eraan gekoppeld.
- Aanmaningen voor onbetaalde facturen vertrekken automatisch vanuit je eigen mailbox, met de PDF erbij, in een toon die jij vastlegt.
- Jij bepaalt per signaaltype of Wachthond enkel toont, eerst vraagt of zelf afhandelt. Geen verrassingen, geen losse eindjes.
Wachthond is een opvolgingstool die bovenop Teamleader Focus draait en de dagelijkse administratieve opvolging van de office manager overneemt. Het detecteert meerdere keren per dag vervallen facturen, openstaande offertes, stilgevallen deals, taken zonder eigenaar en onbefactureerd werk, koppelt elk punt aan de juiste collega en handelt routineopvolging zelf af binnen de grenzen die jij instelt. Zo hoef je niet meer handmatig lijstjes na te lopen om te zien wat blijft liggen.
Wat doet een office manager elke dag dubbel werk?
Als office manager ben jij vaak het geheugen van het bedrijf. Je checkt welke facturen vervallen zijn, je herinnert verkopers aan offertes die blijven liggen, je vraagt projectleiders of de uren al genoteerd zijn en je houdt taken in de gaten die anders tussen de mazen vallen. Niets daarvan staat netjes op één plek, dus je springt heen en weer tussen Teamleader, je mailbox en een paar Excel-lijstjes. Belgische kmo's en zelfstandigen spenderen gemiddeld 38 uur per maand aan administratie en 52% van de zaakvoerders zegt er geld door te verliezen (iVox/Horus Software, 2025). Een groot stuk van die uren landt op het bord van de office manager.
Wachthond pakt precies dat stuk aan. In plaats van zelf alles na te lopen, krijg jij een dashboard dat al voor je heeft gekeken. Het werkt als een bewakingslaag bovenop Teamleader die meerdere keren per dag je open facturen, offertes, deals, taken en uren leest en alleen toont wat blijft liggen.
Welke taken neemt Wachthond uit je handen?
Aanmaningen voor onbetaalde facturen
Wachthond stuurt een escalerende reeks aanmaningen vanaf je eigen mailbox, met de factuur-PDF erbij. De reeks stopt zodra de betaling binnen is.
Lees meerOffertes die blijven liggen
Verstuurde offertes zonder reactie komen terug op de radar, met een voorstel om te bellen of te herinneren en de juiste verkoper eraan gekoppeld.
Lees meerTaken zonder eigenaar of vervallen deadline
Een taak die aan niemand toebehoort of voorbij zijn deadline zit wordt gemarkeerd, zodat jij niemand meer hoeft te porren.
Lees meerOnbefactureerd werk
Gepresteerde uren die nog nergens op een factuur staan worden gesignaleerd, per project en per klant, zodat geen omzet blijft hangen.
Lees meerElk van die punten kreeg je vroeger pas in beeld als iemand het je vertelde of als je er zelf naar ging zoeken. Nu staan ze gesorteerd op urgentie, met de context erbij, klaar om af te handelen of door te geven.
Hoe houd jij de controle?
Een tool die zelf dingen doet, klinkt spannend als jij verantwoordelijk bent voor de communicatie naar klanten. Daarom bepaal je per signaaltype hoe ver Wachthond mag gaan. Je kiest tussen drie standen en je stuurt op elk moment bij.
Per soort opvolging stel je de autonomie zelf in:
Tonen
Wachthond meldt het signaal en stelt een actie voor, maar doet niets. Jij beslist en voert uit. Handig voor alles waar je nog grip op wil houden.
Eerst vragen
Wachthond bereidt de actie voor (bijvoorbeeld een aanmaning of een opvolgtaak) en zet ze in een goedkeur-inbox. Pas als jij akkoord geeft, vertrekt ze.
Zelf doen
Wachthond handelt de routine zelf af, enkel voor omkeerbare acties. Je ziet achteraf in een logboek wat er gebeurde en kunt een aangemaakte taak ongedaan maken.
Wachthond naast handmatig opvolgen
| Handmatig in Teamleader | Met Wachthond | |
|---|---|---|
| Vervallen facturen opsporen | Zelf lijsten nalopen | Meerdere keren per dag automatisch gemeld |
| Aanmaningen versturen | Nee | Ja |
| Offertes die blijven liggen | Hopen dat de verkoper eraan denkt | Op de radar met voorgestelde actie |
| Taken zonder eigenaar zien | Nee | Ja |
| Onbefactureerd werk in beeld | Nee | Ja |
| Toon en grenzen zelf bepalen | Volledig handmatig | Per signaaltype instelbaar |
Wat levert het je op?
Je verliest minder tijd in lijstjes en mailboxen en je raakt het knagende gevoel kwijt dat je iets vergeet. De opvolging gebeurt consistent, ook op drukke dagen of als je een week weg bent. Alles blijft in je eigen Teamleader, dus je hoeft niets te exporteren of in een tweede systeem bij te houden.
Wil je zien hoe Wachthond jouw dagelijkse opvolging overneemt? Plan een gesprek en we tonen het op je eigen Teamleader-omgeving.
Lees ook
Vragen over sectoren
Vervangt Wachthond mijn werk als office manager?
Nee. Wachthond neemt het repetitieve narekenen over: het opsporen van vervallen facturen, blijven liggende offertes en taken zonder eigenaar. Het oordeel, de relaties en de beslissingen blijven bij jou. Je houdt meer tijd over voor het werk dat wel aandacht vraagt.
Stuurt Wachthond zomaar aanmaningen naar mijn klanten?
Alleen als jij dat zo instelt. Per signaaltype kies je tussen tonen (jij beslist), eerst vragen (jij keurt elke actie goed voor ze vertrekt) of zelf doen. De aanmaningen vertrekken vanuit je eigen mailbox en gebruiken teksten die jij zelf bewerkt.
Werkt het als ik niet de enige ben die in Teamleader werkt?
Ja. Elk signaal wordt gekoppeld aan de juiste collega op basis van de toewijzingen in Teamleader. Zo kun je opvolging doorgeven aan de verkoper of projectleider zonder zelf elk detail te bewaken.
Hoeveel tijd kost de setup voor mij?
De koppeling met Teamleader via OAuth2 duurt enkele minuten. De volledige instelling (drempels, eigenaren, aanmaningsteksten en autonomie per signaaltype) zet de operator samen met jou klaar, doorgaans binnen één werkdag. Daarna draait alles op de achtergrond.
Moet ik data exporteren of in een tweede systeem werken?
Nee. Wachthond leest je Teamleader via de officiële API en schrijft acties terug in datzelfde account. Er is geen CSV-export en geen parallelle administratie. Je blijft in je vertrouwde Teamleader werken.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
We koppelen je Teamleader en richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.