Wachthond voor consultants en adviesbureaus
Een consultant verkoopt tijd. Elke offerte die blijft liggen, meerdere keren per dag dat niet gefactureerd wordt en elke lead zonder opvolging is direct verloren omzet. Wachthond bewaakt dat voor je.
Kort samengevat
- Offertes die te lang open staan signaleert Wachthond met een voorstel om te bellen of een herinnering te sturen.
- Gepresteerde uren die nog niet op een factuur staan worden per klant gemarkeerd, zodat niets tussen de mazen valt.
- Leads zonder opvolgingsactie of stilgevallen deals komen terug op de radar voor ze definitief afkoelen.
- Vervallen facturen volgt Wachthond automatisch op vanuit je eigen mailbox, met de PDF erbij.
Wachthond is een bewakingslaag bovenop Teamleader Focus die meerdere keren per dag detecteert waar offertes te lang open liggen, uren nog niet gefactureerd zijn, leads zonder opvolging zitten en facturen onbetaald blijven. Voor consultants en adviesbureaus betekent dat: minder gemiste omzet en minder tijd besteed aan handmatige administratie.
Waarom loopt opvolging bij consultants spaak?
Een solo-consultant of een klein adviesbureau heeft geen dedicated salesteam en geen accountmanager die de facturatie bewaakt. Tussen klantgesprekken, leveringen en verslagen glipt de opvolging er gewoon uit. Een offerte blijft een week of drie liggen zonder reactie. Uren worden geregistreerd maar de factuur vertrekt pas weken later. Belgische kmo's spenderen gemiddeld 38 uur per maand aan administratie en 52% verliest er geld door (iVox/Horus Software, 2025). Bij consultants, waar de zaakvoerder ook de verkoper en de uitvoerder is, weegt die last het zwaarst.
Welke signalen bewaakt Wachthond voor consultants?
- Offerte zonder opvolging: een verstuurde offerte die te lang geen reactie krijgt of geen volgende stap heeft.
- Stilgevallen deal: een deal die al meer dan 21 dagen niet bewogen heeft in de pipeline.
- Ongefactureerde uren: factureerbare tijdregistraties die nog niet op een factuur staan, per klant gegroepeerd.
- Vervallen factuur: een factuur voorbij de vervaldag die nog niet betaald is.
- Taak zonder eigenaar: een openstaande taak die aan niemand toegewezen is.
- Lead zonder opvolging: een nieuw binnengelopen lead zonder geplande opvolgingsactie.
Hoe lost Wachthond offerte-opvolging op?
Het Sales-departement bewaakt meerdere keren per dag de openstaande offertes in Teamleader. Een offerte die een ingesteld aantal dagen open staat zonder reactie of volgende stap verschijnt als signaal op het dashboard, met een voorstel om te bellen of een follow-up te sturen. Je volgt zelf op, of de Autopilot add-on maakt een taak aan en wijst die aan de verantwoordelijke toe.
Hoe zorgt Wachthond dat uren niet ongefactureerd blijven?
Het Finance-departement leest je tijdregistraties in Teamleader en detecteert welke factureerbaar zijn maar nog niet op een factuur staan. Die komen per klant gegroepeerd als signaal, zodat je in één oogopslag ziet waar werk gepresteerd maar nog niet verrekend is. Vervolgens kun je zelf een factuur opmaken in Teamleader of de Autopilot een conceptfactuur laten aanmaken ter goedkeuring.
Hoe werkt de koppeling met Teamleader?
De setup neemt één dag. Daarna draait alles automatisch.
Koppelen
Wachthond koppelt via de officiële Teamleader OAuth2-stroom. Geen handmatige imports, geen CSV.
Drempels instellen
De operator stelt in na hoeveel dagen een offerte of deal als signaal verschijnt en welke signaaltypen actief zijn voor jouw account.
Bewaken en opvolgen
Meerdere keren per dag detecteert Wachthond nieuwe signalen. Je werkt ze af vanuit het dashboard, of de Autopilot handelt ze binnen jouw grenzen zelf af.
Lees ook
Vragen over sector
Is Wachthond ook geschikt voor een eenmanszaak of kleine praktijk?
Ja. Wachthond is ontworpen voor Belgische kmo's en kleine bureaus. Zowel een solo-consultant als een adviesbureau met vijf medewerkers profiteert van de bewaking op offertes, uren en facturen.
Kan Wachthond zelf een herinnering sturen naar een prospect die niet reageert op mijn offerte?
Niet rechtstreeks naar de prospect. Wachthond signaleert de offerte en maakt desgewenst een taak aan voor jou om contact op te nemen. Aanmaningen stuurt Wachthond wel automatisch voor vervallen facturen, vanuit je eigen mailbox.
Hoe verschilt het Finance-departement van wat Teamleader zelf biedt?
Teamleader heeft basisfilters voor openstaande facturen en offertes, maar geen geautomatiseerde escalerende aanmaningsreeks, geen detectie van ongefactureerde uren over je hele account en geen score-overzicht van je commerciële gezondheid. Wachthond vult precies die hiaten aan.
Wat als ik een klant liever zelf bel in plaats van een automatische aanmaning?
Dat stel je in per signaaltype. In de modus 'voorstellen' ziet Wachthond het signaal en stelt het een actie voor, maar jij beslist. In de modus 'goedkeuren' keur je elke verzending eerst goed voor ze vertrekt.
Hoe snel is het dashboard up-to-date na een wijziging in Teamleader?
Wachthond heeft een realtime engine die bij elke wijziging in Teamleader een herberekening triggert. Het dashboard is doorgaans binnen een minuut bijgewerkt, zonder dat je hoeft te herladen.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
We koppelen je Teamleader en richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.