Wachthond voor consultants en adviesbureaus
Een consultant verkoopt tijd. Elke offerte die blijft liggen, elk gepresteerd uur dat niet gefactureerd wordt en elke lead zonder opvolging is direct verloren omzet. Wachthond bewaakt dat voor je.
Kort samengevat
- Offertes die te lang open staan signaleert Wachthond met een voorstel om te bellen of een herinnering te sturen.
- Gepresteerde uren die nog niet op een factuur staan worden per klant gemarkeerd, zodat niets tussen de mazen valt.
- Leads zonder opvolgingsactie of stilgevallen deals komen terug op de radar voor ze definitief afkoelen.
- Vervallen facturen volgt Wachthond automatisch op vanuit je eigen mailbox, met de PDF erbij.
Wachthond is een bewakingslaag bovenop Teamleader Focus die drie keer per dag detecteert waar geld blijft liggen. Offertes die te lang open staan krijgen een voorstel om te bellen of een herinnering te sturen. Gepresteerde uren die nog niet op een factuur staan worden per klant gemarkeerd. Leads zonder opvolging en stilgevallen deals komen terug op de radar voor ze definitief afkoelen. Vervallen facturen volgt Wachthond automatisch op vanaf je eigen mailbox, met de PDF erbij. Voor consultants en adviesbureaus, die letterlijk tijd verkopen, betekent dat minder gemiste omzet en minder avonden aan administratie.
Waarom loopt opvolging bij consultants spaak?
Een solo-consultant of een klein adviesbureau heeft geen dedicated salesteam en geen accountmanager die de facturatie bewaakt. Tussen klantgesprekken, leveringen en verslagen glipt de opvolging er gewoon uit. Een offerte blijft een week of drie liggen zonder reactie. Uren worden geregistreerd maar de factuur vertrekt pas weken later. Belgische kmo's spenderen gemiddeld 38 uur per maand aan administratie en 52% verliest er geld door (iVox/Horus Software, 2025). Bij consultants, waar de zaakvoerder ook de verkoper en de uitvoerder is, weegt die last het zwaarst.
Welke signalen bewaakt Wachthond voor consultants?
- Offerte zonder opvolging: een verstuurde offerte die te lang geen reactie krijgt of geen volgende stap heeft.
- Stilgevallen deal: een deal die al meer dan 21 dagen niet bewogen heeft in de pipeline.
- Ongefactureerde uren: factureerbare tijdregistraties die nog niet op een factuur staan, per klant gegroepeerd.
- Vervallen factuur: een factuur voorbij de vervaldag die nog niet betaald is.
- Taak zonder eigenaar: een openstaande taak die aan niemand toegewezen is.
- Lead zonder opvolging: een nieuw binnengelopen lead zonder geplande opvolgingsactie.
Hoe lost Wachthond offerte-opvolging op?
De afdeling Sales bewaakt drie keer per dag de openstaande offertes in Teamleader. Een offerte die een ingesteld aantal dagen open staat zonder reactie of volgende stap verschijnt als signaal op het dashboard, met een voorstel om te bellen of een follow-up te sturen. Je volgt zelf op of Autopilot maakt een taak aan en wijst die aan de verantwoordelijke toe.
Hoe zorgt Wachthond dat uren niet ongefactureerd blijven?
De afdeling Finance leest je tijdregistraties in Teamleader en detecteert welke factureerbaar zijn maar nog niet op een factuur staan. Die komen per klant gegroepeerd als signaal, zodat je in één oogopslag ziet waar werk gepresteerd maar nog niet verrekend is. Vervolgens kun je zelf een factuur opmaken in Teamleader of de Autopilot een conceptfactuur laten aanmaken ter goedkeuring.
Hoe werkt de koppeling met Teamleader?
Wij richten het in, meestal binnen een dag. Daarna draait alles automatisch.
Koppelen
Wachthond koppelt via het toestemmingsscherm van Teamleader zelf. Geen handmatige imports, geen CSV.
Drempels instellen
Wij stellen samen met jou in na hoeveel dagen een offerte of deal een melding wordt en welke meldingen aan staan. Daarna pas je dat zelf aan.
Bewaken en opvolgen
Drie keer per dag detecteert Wachthond nieuwe signalen. Je werkt ze af vanuit het dashboard of de Autopilot handelt ze binnen jouw grenzen zelf af.
Lees ook
Vragen over sector
Is Wachthond ook geschikt voor een eenmanszaak of kleine praktijk?
Ja. Wachthond is ontworpen voor Belgische kmo's en kleine bureaus. Zowel een solo-consultant als een adviesbureau met vijf medewerkers profiteert van de bewaking op offertes, uren en facturen.
Kan Wachthond zelf een herinnering sturen naar een prospect die niet reageert op mijn offerte?
Niet rechtstreeks naar de prospect. Wachthond signaleert de offerte en maakt desgewenst een taak aan voor jou om contact op te nemen. Aanmaningen stuurt Wachthond wel automatisch voor vervallen facturen, vanuit je eigen mailbox.
Wat doet de afdeling Finance voor een consultant?
Wachthond stuurt aanmaningen in drie stappen vanuit je eigen mailbox, vindt gewerkte uren die nog op geen factuur staan en toont per afdeling wat aandacht vraagt.
Wat als ik een klant liever zelf bel in plaats van een automatische aanmaning?
Dat stel je in per soort melding. In de modus 'voorstellen' ziet Wachthond het signaal en stelt het een actie voor, maar jij beslist. In de modus 'goedkeuren' keur je elke verzending eerst goed voor ze vertrekt.
Hoe snel is het dashboard up-to-date na een wijziging in Teamleader?
De hond kijkt drie keer per dag en ook binnen een kwartier nadat er iets verandert in Teamleader.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.