Wachthond voor technische dienstverleners
Interventies lopen, uren worden geklopt op de baan, projecten gaan over budget en factureerbaar werk blijft soms wekenlang in de tijdsregistratie hangen. Wachthond bewaakt meerdere keren per dag wat dreigt te glippen.
Kort samengevat
- Wachthond signaleert projecten die over hun tijdsbudget of voorbij hun deadline gaan, voordat de marge opgaat aan onbetaald meerwerk.
- Factureerbare uren die nog nergens op een factuur staan komen per project en per klant op je radar, zodat je niets vergeet aan te rekenen.
- Ontbrekende tijdsregistratie wordt gemarkeerd, zodat een dag op de baan niet ongezien verdwijnt.
- Bezetting per medewerker en taken zonder eigenaar houdt Wachthond bij, zodat je planning klopt en niemand overbelast raakt.
- Wachthond draait bovenop je bestaande Teamleader Focus en vervangt niets: het leest je account en stuurt op binnen jouw grenzen.
Wachthond is een bewakingslaag bovenop Teamleader Focus die meerdere keren per dag detecteert waar een technisch dienstenbedrijf marge verliest: projecten over budget of voorbij hun deadline, factureerbare uren die nog niet op een factuur staan, ontbrekende tijdsregistratie en taken zonder eigenaar. Het geeft je een score per departement, koppelt elk risico aan de juiste verantwoordelijke en stuurt op binnen de grenzen die jij instelt. Je hoeft niets te exporteren en niets te vervangen.
Waar lekt de marge bij een technisch dienstenbedrijf?
Een installatiebedrijf, een IT-dienstverlener of een onderhoudsfirma leeft van geleverde uren. Het probleem zit zelden in het werk zelf maar in wat eromheen glipt. Een technieker klopt zijn uren te laat of vergeet ze. Een project loopt stil over zijn tijdsbudget en niemand merkt het tot de eindafrekening. Factureerbaar meerwerk blijft hangen omdat de projectleider achter het volgende dossier aan zit. Belgische kmo's spenderen gemiddeld 38 uur per maand aan administratie en 52% zegt er geld door te verliezen (iVox/Horus Software, 2025). Bij dienstverleners met mensen op de baan is die druk extra groot, want de opvolging gebeurt tussen de interventies door.
Teamleader Focus registreert dit allemaal netjes: projecten, tijdsregistratie, budgetten, taken en facturen. Maar het wacht tot jij ernaar kijkt. Wachthond draait dat om. Het leest dezelfde data meerdere keren per dag en duwt zelf de gevallen naar boven die je geld of tijd kosten. Wil je breder begrijpen hoe dat werkt, lees dan Wachthond per sector of de uitleg over projectopvolging.
Welke signalen bewaakt Wachthond voor technische diensten?
Projecten over tijdsbudget of voorbij deadline
Een project waar de geklokte uren het budget overschrijden of de einddatum passeren wordt gemarkeerd, met de context erbij zodat je tijdig kan bijsturen.
Lees meerOnbefactureerde uren
Factureerbare tijdsregistraties die nog niet op een factuur staan komen per project en per klant op je radar, zodat geleverd werk niet onbetaald blijft.
Lees meerOntbrekende tijdsregistratie
Wachthond detecteert wanneer er voor een actieve medewerker of project geen uren zijn geboekt, zodat een dag op de baan niet ongezien verdwijnt.
Lees meerTaken zonder eigenaar of vervallen deadline
Een interventie of opvolgtaak die aan niemand toebehoort of voorbij zijn deadline zit wordt gemarkeerd, met een voorstel om hem toe te wijzen.
Lees meerNaast deze projectsignalen bewaakt Wachthond ook je bezetting per medewerker, je open offertes en je vervallen facturen. Voor een dienstenbedrijf hangt dat samen: een te krappe bezetting verklaart waarom uren niet geklokt raken. Een over-budget project is vaak net het project waar de facturatie stokt.
Bezetting en planning bewaken zonder extra invoer
Wachthond berekent de bezettingsgraad per medewerker uit de beschikbaarheid en de geboekte uren in Teamleader. Zo zie je wie structureel overbelast is en waar er ruimte zit, zonder een aparte planningstool of een extra Excel. Is een technieker week na week boven zijn capaciteit gepland, dan is dat een signaal: niet omdat een mens slecht plant, maar omdat de cijfers het tonen voordat er iemand uitvalt.
Ontbreekt de planning-module in je Teamleader, dan valt Wachthond rustig terug op werkdagen maal acht uur. Het blijft werken met de data die je hebt, in plaats van te eisen dat je eerst alles perfect invult.
Hoe werkt de koppeling met Teamleader?
De setup neemt één werkdag. Daarna draait alles op de achtergrond.
Koppelen via OAuth2
Je koppelt Wachthond eenmalig aan je Teamleader Focus via de officiële OAuth2-koppeling. Geen data-export, geen CSV, geen dubbele invoer.
Signalen detecteren
Meerdere keren per dag leest Wachthond je open projecten, taken, tijdsregistraties, deals en facturen en berekent welke de drempels overschrijden die jij instelt.
Toewijzen en opvolgen
Elk signaal krijgt de juiste verantwoordelijke op basis van de toewijzingen in Teamleader. Je volgt op vanuit het dashboard of via een melding in Slack of Teams.
Automatiseren binnen jouw grenzen
Met de Autopilot add-on laat je Wachthond taken aanmaken en aanmaningen sturen, telkens binnen de autonomie die jij per signaaltype kiest: tonen, eerst vragen of zelf doen.
Een dashboard of een agent: wat past bij jou?
Teamleader toont je de data, maar je moet er zelf naar gaan kijken. Wachthond keert dat om en komt naar jou toe. Onderstaande tabel zet de aanpak naast elkaar, telkens met Wachthond bovenop je bestaande Teamleader.
| Teamleader alleen | Teamleader plus Wachthond | |
|---|---|---|
| Project over tijdsbudget zien | Zelf rapport openen | Meerdere keren per dag gesignaleerd |
| Onbefactureerde uren opsporen | Handmatig per project nakijken | Ja |
| Ontbrekende tijdsregistratie merken | Nee | Ja |
| Bezetting per medewerker bewaken | Beperkt | Ja |
| Score en opvolging per departement | Nee | Ja |
| Acties automatisch binnen jouw grenzen | Nee | Met Autopilot |
Cijfers die de moeite van het opvolgen tonen
Wil je zien hoe dit op jouw eigen Teamleader-account oogt, plan dan een gesprek. We koppelen samen je account en je ziet binnen de eerste sync welke projecten, uren en facturen al om aandacht vragen.
Lees ook
Vragen over sectoren
Hoe weet Wachthond dat een project over budget gaat?
Wachthond vergelijkt de geboekte uren met het tijdsbudget op het project in Teamleader. Zodra de geklokte tijd het budget of de einddatum overschrijdt, komt het project als signaal naar boven, met de context zodat je tijdig kan bijsturen of meerwerk kan aanrekenen.
Kan Wachthond onbefactureerde uren automatisch signaleren?
Ja. Het Finance-departement detecteert factureerbare tijdsregistraties die nog niet op een factuur staan. Je ziet per project en per klant hoeveel uren er nog open staan, zodat geleverd werk niet onbetaald blijft.
Werkt Wachthond als mijn techniekers hun uren onderweg invullen?
Ja. Wachthond leest de tijdsregistratie zoals ze in Teamleader staat, ongeacht waar of wanneer ze ingevuld werd. Het markeert net waar uren ontbreken, zodat een dag op de baan niet ongezien verdwijnt.
Heb ik de planning-module van Teamleader nodig voor de bezettingsbewaking?
Nee. Met de planning-module berekent Wachthond de bezetting nauwkeuriger, maar zonder die module valt het terug op werkdagen maal acht uur. Het blijft werken met de data die je hebt.
Vervangt Wachthond mijn Teamleader?
Nee. Wachthond draait bovenop Teamleader Focus en leest je account via de officiële API. Het is een bewakings- en opvolgingslaag, geen vervangend CRM. Wachthond is niet verbonden met of onderschreven door Teamleader.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
We koppelen je Teamleader en richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.