Wachthond voor marketing- en creatieve bureaus
Je team werkt uren die nooit op een factuur komen. Offertes blijven open en facturen van afgeronde projecten worden te laat betaald. De hond zoekt het drie keer per dag voor je op in Teamleader.
Kort samengevat
- De hond vindt gewerkte uren die op geen factuur staan, per klant.
- Per klant zie je de uren, de verslagen en de documenten. Daar maak je ook een maandoverzicht als pdf.
- Hij volgt te late facturen op met aanmaningen vanuit je eigen mailbox.
- Offertes zonder opvolging en taken zonder verantwoordelijke komen als melding bij de juiste collega.
- Wij richten alles in. Je hele team kan erbij zonder meerprijs per gebruiker.
Wachthond is een laag bovenop Teamleader Focus. Voor een bureau zoekt de hond drie keer per dag naar geld dat blijft liggen: gewerkte uren die op geen factuur staan, facturen die te laat zijn en offertes zonder opvolging. Hij meldt ook taken zonder verantwoordelijke en projecten die over deadline of budget gaan. Bij elke melding helpt hij: hij maakt een taak aan, plant een belletje of stuurt een aanmaning vanuit je eigen mailbox. Wij richten alles voor je in.
Hoeveel geld laat een bureau liggen?
Een Belgisch bureau met tien mensen deed onze gratis scan. De hond vond € 59.987 aan werk dat op geen factuur stond en € 41.916 aan te late facturen. Samen minstens € 101.903. Alles stond al in hun eigen Teamleader.
In een bureau gaat klantwerk voor. Uren staan in de tijdsregistratie en niemand zet ze op een factuur. Een offerte vertrekt en niemand belt terug. De factuur van een afgerond project blijft weken open omdat iedereen al met het volgende project bezig is.
Wat bewaakt de hond voor een bureau?
Uren die op geen factuur staan
De hond telt gewerkte uren die nog op geen factuur staan en toont ze per klant.
Lees meerTe late facturen
Aanmaningen in drie stappen vanuit je eigen mailbox, met de pdf erbij. Betaalt de klant, dan stopt de reeks.
Lees meerOffertes zonder opvolging
Een offerte waar niemand op terugkomt, krijgt een melding en een belletje in de agenda van de verkoper.
Lees meerTaken en projecten over tijd
Taken zonder verantwoordelijke, vervallen taken en projecten over deadline of budget.
Lees meerWat zie je per klant?
Elke klant krijgt een kaart met alles uit Teamleader op één plek. Je ziet de uren per maand en klikt door naar de uren per project, per persoon en per soort werk. Daaronder staan de gesprekken en afspraken met hun verslag, de documenten en wat er voor die klant openstaat. Dat zit in elk pakket.
- Maandoverzicht als pdf. Uren, gesprekken, documenten en notities van één maand. Interne verslagen laat je weg als je hem naar de klant stuurt.
- Meer gewerkt dan betaald. Met Finance legt de hond de gewerkte uren van de laatste 3 maanden naast wat je factureerde of met de klant afsprak. Werk je meer, dan krijg je een melding.
- Een kleur per klant. Rood, oranje of groen, met de reden erbij. Zo zie je meteen welke klant aandacht vraagt.
- Documenten bij de klant. Je uploadt een bestand in Teamleader of plakt een link naar Google Drive, met een korte notitie erbij.
Hoe werkt de koppeling met Teamleader?
Wij richten alles in.
Koppelen
Je geeft toestemming via het scherm van Teamleader zelf. Je deelt geen wachtwoord en exporteert niets.
Inrichten
Wij stellen de drempels in en bepalen met jou welke projectleider of verkoper welke taken krijgt.
Opvolgen
De hond kijkt drie keer per dag en binnen een kwartier na een wijziging. Je team krijgt de meldingen in de app of in Slack of Teams.
Lees ook
Vragen over sector
Werkt Wachthond als mijn bureau meerdere projectleiders heeft?
Ja. Bij de inrichting bepalen we samen wie welke taken krijgt. Je betaalt geen prijs per gebruiker: je hele team kan erbij.
Vindt Wachthond uren die nog niet gefactureerd zijn?
Ja. De afdeling Finance meldt gewerkte uren die op geen factuur staan. Je ziet per klant om welk bedrag het gaat.
Kan ik per klant een maandrapport maken?
Ja. Op de klantkaart maak je met één klik een maandoverzicht als pdf: de uren per project en per persoon, de gesprekken en afspraken, de nieuwe documenten en de notities. Zet je de interne verslagen uit, dan kun je hem zo naar je klant sturen.
Ziet Wachthond wanneer we meer werken dan de klant betaalt?
Ja, met de afdeling Finance. De hond vergelijkt de gewerkte uren van de laatste 3 maanden met wat je factureerde, gedeeld door je uurprijs. Heb je met een klant een vast aantal uren per maand afgesproken, dan telt dat ook. Werk je meer dan de marge die je instelt, dan krijg je een melding.
Kan ik een offerte zelf opvolgen zonder dat de hond iets doet?
Ja. De hond meldt de offerte en jij kiest wat er gebeurt. Met Autopilot kies je per soort melding: alleen melden, eerst vragen of zelf doen. Er is een pauzeknop.
Hoe lang duurt de inrichting?
Koppelen doe je zelf, in een paar klikken. Daarna zetten wij de drempels, de taken en de aanmaningsteksten goed. Er zijn geen opstartkosten.
Is Wachthond AVG-conform?
Ja. Je gegevens staan in de EU, in Frankfurt. Je krijgt een verwerkersovereenkomst. De privacyverklaring staat op wachthond.be/legal/privacy.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.