Wachthond voor marketing- en creatieve bureaus
Projecten draaien, offertes liggen open, uren zijn gepresteerd maar nog niet gefactureerd. Wachthond bewaakt meerdere keren per dag wat dreigt te glippen.
Kort samengevat
- Wachthond signaleert projecttaken zonder eigenaar of met een vervallen deadline, zodat niemand erover struikelt.
- Verstuurde offertes die te lang open liggen komen vanzelf op je radar, met een voorgestelde opvolgingsactie.
- Factureerbare uren die nog nergens op een factuur staan worden als signaal gemarkeerd, zodat niets verloren gaat.
- Vervallen facturen van afgeronde projecten volgt Wachthond automatisch op, vanuit je eigen mailbox.
Wachthond is een bewakingslaag bovenop Teamleader Focus die meerdere keren per dag detecteert waar projectdeadlines dreigen te glippen, offertes te lang open staan, uren nog niet gefactureerd zijn of facturen van afgeronde projecten onbetaald blijven. Het koppelt elk risico aan de juiste eigenaar en stuurt automatisch op, binnen de grenzen die jij stelt.
Waar slipt opvolging bij bureaus het vaakst weg?
Een bureau leeft van deadlines, maar de interne opvolging staat altijd onder druk van klantwerk. Taken schuiven door, offertes blijven hangen, gepresteerde uren verdwijnen in de tijdregistratie en facturen van afgeronde projecten gaan soms weken later pas de deur uit. Belgische kmo's spenderen gemiddeld 38 uur per maand aan administratie en 52% zegt er geld door te verliezen (iVox/Horus Software, 2025). Bij bureaus is die last extra groot: elk project is anders, elke klant heeft een eigen ritme.
Welke signalen bewaakt Wachthond voor bureaus?
Taken zonder eigenaar of vervallen deadline
Een taak die aan niemand toebehoort of voorbij zijn deadline zit wordt gemarkeerd, met de projectcontext erbij.
Lees meerOffertes die te lang open liggen
Verstuurde offertes zonder reactie of volgende stap komen terug op de radar, met een voorstel om te bellen of te herinneren.
Lees meerOngefactureerde uren
Factureerbare tijdregistraties die nog niet op een factuur staan worden gesignaleerd, per project en per klant.
Lees meerVervallen facturen van afgeronde projecten
Wachthond stuurt een escalerende aanmaningsreeks vanaf je eigen mailbox, met de PDF erbij, en stopt zodra de factuur betaald is.
Lees meerHoe werkt de koppeling met Teamleader?
De setup neemt één dag. Daarna draait alles op de achtergrond.
Koppelen via OAuth2
Je koppelt Wachthond eenmalig aan je Teamleader Focus via de officiële OAuth2-koppeling. Geen data-export, geen CSV.
Signalen detecteren
Meerdere keren per dag leest Wachthond je open taken, deals, offertes, tijdregistraties en facturen en berekent welke de drempels overschrijden.
Opvolgen of automatiseren
Je volgt op vanuit het dashboard, of je laat de Autopilot add-on taken toewijzen en aanmaningen sturen binnen de grenzen die jij instelt.
Lees ook
Vragen over sector
Werkt Wachthond ook als mijn bureau meerdere projectleiders heeft?
Ja. Elk signaal wordt aan de juiste eigenaar gekoppeld op basis van de toewijzingen in Teamleader. Zo ziet elke projectleider alleen wat relevant is voor zijn of haar projecten.
Kan Wachthond ongefactureerde uren automatisch signaleren?
Ja. Het Finance-departement detecteert factureerbare tijdregistraties die nog niet op een factuur staan. Je ziet per project en per klant hoeveel uren er nog open staan.
Wat als ik een offerte zelf wil opvolgen en geen automatische actie wil?
Dat kies je per signaaltype. Je kunt Wachthond instellen op 'voorstellen' (jij beslist) of 'goedkeuren' (jij keurt elke actie goed voor ze vertrekt). Automatisch uitvoeren is optioneel en enkel voor omkeerbare acties.
Hoe lang duurt de setup?
De koppeling via Teamleader OAuth2 is een kwestie van minuten. De volledige instelling (drempels, eigenaren per departement, aanmaningsteksten) neemt samen met de operator doorgaans één werkdag.
Is Wachthond GDPR-conform?
Ja. Verwerking gebeurt in de EU, Wachthond is NL-only en de privacydocumentatie staat op wachthond.be/legal. Synctomate BV is de verwerkingsverantwoordelijke.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
We koppelen je Teamleader en richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.