Wachthond voor IT-dienstverleners en consultants
IT-dienstverleners lopen omzet mis op drie plekken: ongefactureerde uren, contracten die stilletjes aflopen en facturen die niemand opvolgt. Wachthond houdt die drie in de gaten.
Kort samengevat
- Wachthond signaleert factureerbare uren die nog niet op een factuur staan, zodat niets verdwijnt in de tijdregistratie.
- Naderende contractverlengingen en aflopende abonnementen detecteert Wachthond op tijd, voor de klant ze zelf opzegt.
- Vervallen facturen volgt Wachthond automatisch op vanuit je eigen mailbox, met een escalerende reeks en PDF-bijlage.
- Taken per klant zonder eigenaar of met een vervallen deadline worden gemarkeerd zodat de opvolging zichtbaar blijft.
Wachthond is een bewakingslaag bovenop Teamleader Focus die meerdere keren per dag detecteert waar ongefactureerd werk ligt, welke contracten dreigen te verlopen, welke facturen onbetaald blijven en welke taken zonder eigenaar rondzweven. Voor IT-dienstverleners en managed service providers vertaalt dat zich in minder verloren omzet en minder handmatige opvolging.
Waar lekt omzet bij IT-dienstverleners?
IT-bedrijven hebben doorgaans een mix van projectwerk, SLA-contracten en tijdregistraties. Die combinatie zorgt voor drie terugkerende lekken: uren die gepresteerd maar niet gefactureerd zijn, contracten die aflopen zonder dat een verlengingsgesprek gepland staat en facturen die wel verstuurd zijn maar nooit actief opgevolgd worden. Belgische kmo's spenderen gemiddeld 38 uur per maand aan administratie en 52% verliest er geld door (iVox/Horus Software, 2025). Bij IT-bedrijven speelt dat extra sterk omdat de business-kant vaak ondergesneeuwd raakt door technisch werk.
Welke signalen bewaakt Wachthond voor IT-dienstverleners?
Ongefactureerde uren
Factureerbare tijdregistraties die nog niet op een factuur staan worden gesignaleerd per klant en per project.
Lees meerNaderende contractverlengingen
Abonnementen en contracten met een naderende einddatum detecteert Wachthond op tijd voor je verlengingsgesprek.
Lees meerVervallen facturen
Wachthond stuurt een escalerende aanmaningsreeks vanaf je eigen mailbox en stopt automatisch zodra de factuur betaald is.
Lees meerTaken per klant zonder eigenaar
Openstaande taken zonder eigenaar of voorbij de deadline worden gemarkeerd, met de klantcontext erbij.
Lees meerHoe pakt Wachthond contractverlengingen aan?
Wachthond leest je abonnementen en contracten in Teamleader en detecteert meerdere keren per dag welke een naderende einddatum hebben. Een signaal met de klantgegevens en de einddatum komt op je dashboard. Je kunt zelf opvolgen of de Autopilot een taak laten aanmaken en toewijzen aan de verantwoordelijke accountmanager.
Hoe verloopt de setup?
Één dag setup, daarna draait alles automatisch op de achtergrond.
OAuth2-koppeling
Wachthond koppelt via de officiële Teamleader OAuth2-stroom. Geen CSV-exports, geen aparte datapijplijn.
Departementen activeren
De operator activeert de departementen Project en Finance en stelt drempels in (bv. hoeveel dagen voor einddatum een contract-signaal verschijnt).
Opvolgen of automatiseren
Jij volgt op vanuit het dashboard, of de Autopilot add-on handelt taken en aanmaningen af binnen jouw grenzen.
Lees ook
Vragen over sector
Detecteert Wachthond ook SLA-taken die dreigen te vervallen?
Ja. Het Project-departement bewaakt taken per klant op eigenaar en deadline. Taken zonder eigenaar of voorbij hun deadline verschijnen als signaal met de klant- en projectcontext.
Hoe vroeg voor de einddatum signaleert Wachthond een contractverlenging?
De operator stelt die drempel in bij de departement-instellingen. Typisch kies je 30 of 60 dagen voor de einddatum, afhankelijk van je gemiddelde doorlooptijd voor een verlengingsgesprek.
Kan Wachthond ook ongefactureerd werk per klant tonen?
Ja. Het Finance-departement groepeert factureerbare tijdregistraties die nog niet op een factuur staan per klant en per project. Zo zie je in één oogopslag waar werk gepresteerd maar nog niet verrekend is.
Verstuurt Wachthond aanmaningen automatisch of keur ik die goed?
Dat kies je per signaaltype. In de goedkeurings-modus zie je elke aanmaning op je dashboard voor ze vertrekt. In de automatische modus verstuurt Wachthond zelf, vanaf je eigen mailbox. Er is altijd een noodstop.
Is Wachthond geschikt voor een IT-bedrijf met meerdere technici en één accountmanager?
Ja. Elk signaal wordt aan de eigenaar gekoppeld op basis van de toewijzingen in Teamleader. Technici zien hun taken, de accountmanager ziet offertes en contractverlengingen.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
We koppelen je Teamleader en richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.