Aanmaningen sturen voor je naar een incassobureau gaat
Een incassobureau schakel je pas op het einde in. Daarvoor stuur je een vaste reeks aanmaningen. Hieronder lees je welke stappen je zelf zet en welke de hond van je overneemt.
Kort samengevat
- Je volgt een vaste volgorde: een vriendelijke herinnering, een ferme aanmaning en een formele ingebrekestelling. Daarna pas schakel je incasso of een jurist in.
- Een aanmaning is een herinnering zonder juridisch gewicht. Een ingebrekestelling is de formele eis om te betalen. Ze legt het moment vast waarop je klant in gebreke is.
- In B2B in België loopt de wettelijke verwijlintrest vanaf de dag na de vervaldag. Je mag ook 40 euro forfaitaire invorderingskost aanrekenen.
- Stuur de eerste herinnering binnen een paar dagen na de vervaldag. Geef bij elke stap een nieuwe termijn en wacht die af.
- Wachthond ziet in Teamleader Focus welke facturen vervallen zijn. De hond stuurt een reeks van drie herinneringen vanuit je eigen mailbox. Zo kom je minder vaak bij incasso uit.
Voor je naar een incassobureau stapt, zet je vier stappen. Rond de vervaldag stuur je een vriendelijke herinnering. Daarna volgt een ferme aanmaning. Blijft je klant stil, dan stuur je een formele ingebrekestelling met een nieuwe termijn. Daarin kondig je ook de intresten en de kosten aan. Levert ook dat niets op, dan schakel je incasso of een jurist in. Juridisch verschillen die stappen van elkaar. Een aanmaning herinnert je klant aan de factuur. Een ingebrekestelling is de formele eis om te betalen. In B2B in België loopt de wettelijke verwijlintrest vanaf de dag na de vervaldag. Je mag daarbovenop 40 euro invorderingskost aanrekenen. Volg je op tijd op, dan betalen veel klanten al na een van de eerste stappen.
Waarom een ladder en niet meteen incasso?
Een incassobureau kost je geld en tijd. Je band met de klant lijdt er ook onder. Je schakelt het in voor een klant die niet wil of niet kan betalen. Vaak is je klant de factuur gewoon vergeten. Ze zit in de verkeerde map, de boekhouder is met verlof of de betaalopdracht bleef hangen.
Met een ladder geef je je klant bij elke stap een nieuwe kans om te betalen. Je toon wordt stap voor stap strenger. Zo spaar je de relatie zolang dat kan. Intussen bouw je een dossier op voor als het toch misloopt. Dreig je na weken stilte meteen met incasso, dan heb je geen dossier en heb je de relatie beschadigd.
De escalatieladder stap voor stap
Zet deze stappen in deze volgorde. Geef bij elke stap een duidelijke nieuwe betaaltermijn. Wacht die termijn af voor je de volgende stap zet.
1. Vriendelijke herinnering (rond de vervaldag)
Stuur een paar dagen na de vervaldag een korte, vriendelijke mail. Ga ervan uit dat je klant de factuur vergeten is. Voeg de factuur-pdf en een betaallink toe. Herhaal het bedrag en de gestructureerde mededeling. Geef een nieuwe korte termijn van bijvoorbeeld zeven dagen.
2. Ferme aanmaning (na 1 tot 2 weken stilte)
Betaalt je klant niet, stuur dan een fermere aanmaning. Je schrijft zakelijk en duidelijk. De factuur is vervallen en je vraagt voor de tweede keer om te betalen. Betaalt de klant nog altijd niet, dan volgen verwijlintresten en invorderingskosten. Je klant ziet zo dat je elke factuur opvolgt.
3. Laatste aanmaning of vooraankondiging
In een derde herinnering kondig je de ingebrekestelling aan. Je geeft een laatste redelijke termijn, vaak acht tot tien dagen. Schrijf concreet op wat erna komt: een formele ingebrekestelling, intresten, kosten en eventueel incasso. Op dit punt zie je welke klant vergeetachtig is en welke klant niet wil betalen.
4. Formele ingebrekestelling
Je eist schriftelijk dat je klant binnen een vaste termijn betaalt. Stuur de brief aangetekend, dan heb je een bewijs. Met deze stap stel je je klant officieel in gebreke. Ze ondersteunt je recht op intresten en forfaitaire kosten. Vermeld het factuurnummer, het bedrag, de vervaldag, de nieuwe termijn en wat er gebeurt als de klant niet betaalt.
5. Incasso of jurist
Reageert je klant niet op de ingebrekestelling, schakel dan een incassobureau, een advocaat of een gerechtsdeurwaarder in. Je hebt dan een volledig dossier met de datum van elke stap. Daarmee kan je partner de factuur sneller invorderen.
Aanmaning of ingebrekestelling: wat is het verschil?
Veel ondernemers halen de twee door elkaar. Juridisch verschillen ze. Een aanmaning is een herinnering zonder bindende kracht. Met een ingebrekestelling stel je je klant formeel in gebreke. Komt het tot een procedure, dan sta je daarmee sterker.
| Aanmaning | Ingebrekestelling | |
|---|---|---|
| Karakter | Herinnering, van vriendelijk tot ferm | Formele, juridische eis tot betaling |
| Juridische gevolgen | Nee | Ja |
| Vorm | Meestal per e-mail | Schriftelijk, vaak aangetekend |
| Toon | Vriendelijk tot zakelijk | Strikt en formeel |
| Plaats in de ladder | Stap 1 tot 3 | Stap 4, vlak voor incasso |
| Bewijswaarde bij procedure | Ondersteunend | Sterk, vaak vereist |
In een B2B-relatie in België loopt de wettelijke verwijlintrest in principe vanaf de dag na de vervaldag. Een ingebrekestelling is daarvoor niet nodig. Toch loont ze de moeite. Je legt er een duidelijk moment mee vast en je dossier wordt sterker. De exacte percentages en de kosten die je mag aanrekenen lees je in wettelijke intrest op late facturen.
Waar handmatig opvolgen misloopt
De ladder helpt alleen als je hem bij elke factuur volgt. Dat lukt vaak niet. Opvolgen is saai werk. Je stelt het uit en in drukke weken schiet het erbij in. Je klant merkt dat en betaalt nog later.
- Je herinneringen verschillen in toon en timing. Soms vertrekt er geen.
- De opvolging stopt als de zaakvoerder op vakantie is, ziek is of te veel werk heeft.
- Niemand weet op welke stap van de ladder elke klant zit.
- Je klanten zien welke leveranciers weinig opvolgen. Die zetten ze achteraan in de rij.
Wachthond neemt de eerste stappen over
Wachthond werkt bovenop Teamleader Focus. De hond kijkt drie keer per dag welke facturen vervallen zijn. Verandert er iets in Teamleader, dan kijkt hij ook binnen het kwartier. Voor elke vervallen factuur start de hond een reeks van drie herinneringen: een vriendelijke herinnering, een ferme aanmaning en een ingebrekestelling. De mails vertrekken vanuit je eigen Gmail of Outlook, met de factuur-pdf erbij. Je klant krijgt dus een mail van jou.
Jij kiest de dagen waarop elke herinnering vertrekt. Je kiest ook voor de hele reeks of de hond elke herinnering eerst aan jou voorlegt of ze zelf verstuurt. De teksten pas je aan onder Mailteksten. Betaalt je klant, dan stopt de reeks. Omdat de eerste stappen altijd op tijd vertrekken, heb je minder vaak een incassobureau nodig. Voor een aangetekende brief, incasso of een jurist zorg je zelf.
Lees ook
Vragen over cashflow
Wat is het verschil tussen een aanmaning en een ingebrekestelling?
Een aanmaning is een herinnering. Ze kan vriendelijk of ferm zijn en heeft geen echte juridische gevolgen. Een ingebrekestelling is een formele eis om te betalen. Je stelt je klant er officieel mee in gebreke. Je stuurt ze vaak aangetekend. Het is de laatste stap voor je incasso of een jurist inschakelt.
Hoeveel aanmaningen moet ik sturen voor ik naar een incassobureau ga?
In B2B legt de wet geen aantal op. In de praktijk stuur je drie herinneringen met een steeds strengere toon. Daarna volgt een formele ingebrekestelling. Reageert je klant daar niet op, dan schakel je incasso of een jurist in. Zo krijgt je klant eerlijke kansen. Intussen bouw je een sterk dossier op.
Mag ik intresten en kosten aanrekenen bij een laattijdige B2B-betaling?
Ja. In B2B in België loopt de wettelijke verwijlintrest vanaf de dag na de vervaldag. Je mag ook een forfaitaire invorderingskost van 40 euro aanrekenen, naast de werkelijke invorderingskosten zoals de wet die voorziet. Zet dit duidelijk in je aanmaningen en in je algemene voorwaarden. De exacte percentages vraag je na bij de FOD Economie of bij een jurist.
Wanneer schakel ik best een incassobureau in?
Pas als je de hele ladder gevolgd hebt en je klant niet reageert op de formele ingebrekestelling. Dan weet je dat hij niet wil of niet kan betalen. Je hebt ook een volledig dossier met de datum van elke stap. Daarmee kan je incassobureau sneller invorderen. Je betaalt incassokosten dan alleen voor de facturen die het echt nodig hebben.
Kan Wachthond de hele aanmaningsreeks automatisch versturen?
Ja. De hond ziet in Teamleader Focus welke facturen vervallen zijn. Hij stuurt een reeks van drie herinneringen vanuit je eigen mailbox, met de factuur-pdf erbij. Je kiest voor de hele reeks of de hond elke herinnering eerst aan jou voorlegt of ze zelf verstuurt. Betaalt je klant, dan stopt de reeks. Voor een aangetekende brief of voor incasso zorg je zelf. Wachthond is geen product van Teamleader en wordt er niet door aanbevolen.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.