E-facturatie via Peppol is verplicht: wat betekent dat?
Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming in België haar B2B-facturen versturen en ontvangen als gestructureerde e-factuur via het Peppol-netwerk. Een papieren factuur of een losse pdf telt voor B2B niet meer mee. Deze pagina zet op een rij wat dat betekent en wat er verandert aan je opvolging.
Kort samengevat
- Sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde e-factuur via Peppol verplicht voor alle btw-plichtige B2B-facturen in België.
- Een pdf of een papieren factuur telt niet als gestructureerde e-factuur. De gegevens moeten machineleesbaar zijn, zodat software ze zelf kan verwerken.
- Werk je in Teamleader Focus, dan zet je Peppol daar zelf aan. De stappen staan in een aparte gids.
- E-facturatie versnelt het versturen. Het lost de opvolging niet op: een factuur die aankomt, kan nog altijd blijven liggen.
- FOD Financiën voorziet een tolerantieperiode in het eerste kwartaal van 2026 zonder boetes voor wie de techniek nog niet rond heeft.
Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming die in België gevestigd is haar B2B-facturen versturen en ontvangen als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk. Een gewone pdf of een papieren factuur voldoet niet meer, want de gegevens moeten machineleesbaar zijn. De verplichting geldt alleen voor B2B en dus niet voor verkoop aan particulieren. Werk je in Teamleader Focus, dan zet je Peppol daar zelf aan. De overgang raakt vooral je software-instellingen en niet je manier van werken. Eén ding lost e-facturatie niet op. Het versturen gaat sneller, maar een factuur die aankomt, blijft liggen tot iemand ze opvolgt.
Wat verandert er precies op 1 januari 2026?
België maakt de gestructureerde e-factuur verplicht voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn. Je stuurt andere ondernemingen dus geen papier of losse pdf meer. Je stuurt een digitaal formaat dat de software van je klant zelf kan inlezen en verwerken.
Het transport van die facturen loopt via Peppol, een Europees beveiligd netwerk waarop verzender en ontvanger via hun boekhoud- of facturatiesoftware aangesloten zijn. Je hoeft Peppol niet zelf te bedienen. Je software maakt de verbinding en stuurt de factuur in het juiste formaat door.
Wat is een gestructureerde e-factuur en wat niet?
Een gestructureerde elektronische factuur is een factuur die opgemaakt, verzonden en ontvangen wordt in een gestructureerd digitaal formaat, zodat de ontvanger de factuurgegevens automatisch kan verwerken in zijn boekhouding of zijn ERP.
Het verschil zit in de machineleesbaarheid. Een mens leest een pdf zonder moeite. De software van je klant moet er cijfers uit raden of iemand typt ze over. Een gestructureerde e-factuur (in België meestal het Peppol BIS-formaat) draagt de gegevens in een vast datapatroon. De boekhouding van je klant neemt ze dan foutloos over.
- Telt niet als e-factuur: een papieren factuur, een gescande factuur, een pdf per mail of een Word-bestand.
- Telt wel: een gestructureerd formaat zoals Peppol BIS dat via het Peppol-netwerk wordt uitgewisseld.
- Een pdf mag je nog als leesbare kopie meesturen. Juridisch geldt de gestructureerde versie.
Verandert er iets als je Teamleader Focus gebruikt?
Factureer je in Teamleader Focus, dan zet je Peppol zelf aan in de instellingen van je bedrijfsentiteit. Je hoeft je manier van werken niet om te gooien. Welke gegevens je klaar moet hebben en waar de knop staat, lees je in Peppol activeren in Teamleader Focus.
Eén misverstand duikt vaak op. E-facturatie regelt het versturen van een geldige factuur. Of die factuur ook op tijd betaald raakt, regelt ze niet. Of een binnengekomen leveranciersfactuur op tijd verwerkt raakt, evenmin. Dat blijft een kwestie van opvolging.
Wat e-facturatie niet oplost: de opvolging
Een snellere, foutloze factuur is winst. De factuur die je vandaag via Peppol verstuurt, kan over dertig dagen nog altijd onbetaald openstaan. De verplichting verandert de manier van leveren. Het betaalgedrag van je klant verandert er niet door.
Drie momenten waarop e-facturatie je niet helpt en opvolging wel:
Na het versturen
De factuur vertrok via Peppol. Wie kijkt na of ze tegen de vervaldag betaald is? Zonder een vaste reeks aanmaningen blijft een vervallen factuur even lang liggen als een papieren versie.
Bij binnenkomende facturen
Je ontvangt voortaan ook gestructureerde leveranciersfacturen. Iemand moet ze verwerken, goedkeuren en op tijd betalen. Anders loop je intresten op.
Bij onbefactureerd werk
Ook het strakste e-factuurproces helpt je niet als er werk gepresteerd is dat op geen enkele factuur staat. Die factuur maakt niemand, dus ze raakt ook niet betaald.
Wachthond pakt dat deel op. De hond kijkt drie keer per dag in Teamleader Focus welke facturen vervallen zijn, welk werk nog niet gefactureerd is en welke offertes blijven liggen. Voor vervallen facturen stuurt hij een reeks van drie aanmaningen vanuit je eigen mailbox, met de factuur-pdf erbij. Betaalt je klant, dan stopt de reeks. Lees meer over cashflow van je KMO verbeteren.
E-factuur versturen versus factuur opvolgen
| E-facturatie (Peppol) | Opvolging (Wachthond) | |
|---|---|---|
| Factuur in geldig formaat versturen | Ja | Nee |
| Foutloze, automatische verwerking bij de klant | Ja | Nee |
| Zien welke factuur vervallen is | Nee | Ja |
| Automatisch aanmanen tot betaling | Nee | Ja |
| Onbefactureerd werk opsporen | Nee | Ja |
| Stilgevallen offertes en deals opvolgen | Nee | Ja |
De twee vullen elkaar aan. Via Peppol vertrekt je factuur correct. Met de hond erop blijft ze daarna niet liggen. Wil je zien hoe dat in jouw Teamleader-omgeving werkt, plan dan een gesprek.
Wat als je techniek nog niet klaar is?
FOD Financiën voorziet een tolerantieperiode in de eerste drie maanden van 2026. In die periode legt de fiscus geen boetes op voor inbreuken die met de nieuwe verplichting samenhangen, bijvoorbeeld omdat je nog niet de juiste technische middelen had om gestructureerde e-facturen te versturen of te ontvangen. Dat geeft je ademruimte. De verplichting zelf wordt er niet mee uitgesteld.
Lees ook
Vragen over cashflow
Vanaf wanneer is e-facturatie verplicht in België?
Vanaf 1 januari 2026. Sindsdien moeten alle btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn hun B2B-facturen versturen en ontvangen als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk. FOD Financiën voorziet wel een tolerantieperiode in de eerste drie maanden van 2026 voor wie de techniek nog niet rond heeft.
Geldt de e-factuurverplichting ook voor verkoop aan particulieren?
Nee. De verplichting geldt voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Verkoop aan particulieren (B2C) valt er niet onder. Daar mag je dus nog op de gewone manier factureren.
Telt een PDF-factuur als e-factuur?
Nee. Een mens leest een pdf zonder moeite, maar software kan hem niet automatisch verwerken. Een gestructureerde e-factuur draagt de gegevens in een vast datapatroon (in België meestal het Peppol BIS-formaat), zodat de boekhouding van je klant ze foutloos overneemt. Een pdf mag je nog als leesbare kopie meesturen. Juridisch geldt de gestructureerde versie.
Moet ik iets veranderen als ik in Teamleader Focus factureer?
Je zet Peppol aan in de instellingen van je bedrijfsentiteit en je controleert je ondernemingsnummer, je btw-nummer en je IBAN. De stappen staan in onze gids over Peppol activeren in Teamleader Focus. Wachthond is niet verbonden met Teamleader en raakt die instellingen niet aan. De hond werkt bovenop Teamleader en volgt je facturen op.
Lost e-facturatie het probleem van te late betalingen op?
Nee. E-facturatie regelt dat een factuur in een geldig formaat snel en foutloos vertrekt. Of ze ook op tijd betaald raakt, hangt af van je opvolging. Een factuur die je via Peppol verstuurt, kan even goed dertig dagen onbetaald blijven. Daarvoor heb je een vaste reeks aanmaningen nodig, zoals Wachthond die verstuurt.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.