E-facturatie verplicht in 2026: wat verandert er voor je opvolging?
Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming in België B2B-facturen versturen en ontvangen als gestructureerde e-factuur via het Peppol-netwerk. De papieren factuur en de losse PDF zijn voor B2B niet meer geldig. We zetten op een rij wat dat concreet betekent en wat er verandert aan je opvolging.
Kort samengevat
- Sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde e-factuur via Peppol verplicht voor alle btw-plichtige B2B-facturen in België.
- Een PDF of een papieren factuur telt niet als gestructureerde e-factuur: de data moet machineleesbaar zijn en automatisch verwerkbaar.
- Teamleader Focus verstuurt al via Peppol, dus voor de facturatie zelf hoef je weinig te veranderen.
- E-facturatie maakt het versturen sneller, maar lost het opvolgen niet op: een factuur die binnenkomt kan nog steeds blijven liggen.
- FOD Financiën voorziet een tolerantieperiode in het eerste kwartaal van 2026 zonder boetes voor wie de techniek nog niet rond heeft.
Vanaf 1 januari 2026 moet elke in België gevestigde btw-plichtige onderneming haar B2B-facturen versturen en ontvangen als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk. Een gewone PDF of papieren factuur voldoet niet meer voor B2B. De verplichting geldt niet voor B2C (verkoop aan particulieren). Werk je in Teamleader Focus, dan kan je al via Peppol versturen, dus de overgang raakt vooral je software-instellingen, niet je manier van werken.
Wat verandert er precies op 1 januari 2026?
België maakt de gestructureerde e-factuur verplicht voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn. Dat betekent dat je facturen niet meer als papier of als losse PDF mag versturen naar andere ondernemingen, maar in een digitaal formaat dat de software van je klant automatisch kan inlezen en verwerken.
Het transport van die facturen loopt via Peppol, een Europees beveiligd netwerk waar verzender en ontvanger via hun boekhoud- of facturatiesoftware op aangesloten zijn. Je hoeft Peppol niet zelf te bedienen: je software maakt de verbinding en stuurt de factuur in het juiste formaat door.
Wat is een gestructureerde e-factuur en wat niet?
Een gestructureerde elektronische factuur is een factuur die opgemaakt, verzonden en ontvangen wordt in een gestructureerd digitaal formaat, zodat de factuurgegevens automatisch verwerkt en geïntegreerd kunnen worden in de boekhouding of het ERP van de ontvanger.
Het verschil zit in de machineleesbaarheid. Een PDF is voor een mens leesbaar, maar de software van je klant moet er nog cijfers uit raden of overtypen. Een gestructureerde e-factuur (in België meestal het Peppol BIS-formaat) draagt de gegevens in een vast datapatroon, zodat de boekhouding ze foutloos en automatisch overneemt.
- Telt niet als e-factuur: een papieren factuur, een gescande factuur, een PDF per mail of een Word-bestand.
- Telt wel: een gestructureerd formaat zoals Peppol BIS dat via het Peppol-netwerk wordt uitgewisseld.
- Een PDF mag je nog wel als leesbare kopie meesturen, maar het is de gestructureerde versie die juridisch geldt.
Verandert er iets als je Teamleader Focus gebruikt?
Voor wie in Teamleader Focus factureert is de drempel laag. Teamleader ondersteunt het versturen via Peppol, dus je facturen vertrekken in het juiste gestructureerde formaat zonder dat je je manier van werken hoeft om te gooien. Controleer je instellingen, koppel je onderneming aan Peppol en je voldoet voor het verzendgedeelte.
Waar het misverstand vaak zit: e-facturatie regelt het versturen van een geldige factuur. Het regelt niet of die factuur ook op tijd betaald raakt of een binnengekomen leveranciersfactuur tijdig verwerkt wordt. Dat blijft een kwestie van opvolging.
Wat e-facturatie niet oplost: de opvolging
Een snellere, foutloze factuur is winst. Maar de factuur die je vandaag perfect via Peppol verstuurt, kan over dertig dagen nog steeds onbetaald openstaan. De verplichting verandert de leveringswijze, niet het betaalgedrag van je klant.
Drie momenten waar e-facturatie je niet helpt en opvolging wel:
Na het versturen
De factuur is verstuurd via Peppol, maar wie checkt of ze tegen de vervaldag betaald is? Zonder consequente aanmaningen blijft een vervallen factuur even lang liggen als met een papieren versie.
Bij binnenkomende facturen
E-facturatie betekent dat je ook gestructureerde leveranciersfacturen ontvangt. Die moeten verwerkt, goedgekeurd en op tijd betaald worden, anders loop je intresten op.
Bij onbefactureerd werk
Het strakste e-factuurproces helpt niet als er werk gepresteerd is dat nog op geen enkele factuur staat. De factuur die je nooit maakt, raakt ook nooit betaald.
Hier komt Wachthond in beeld. De hond detecteert meerdere keren per dag in Teamleader Focus welke facturen vervallen zijn, welk werk nog niet gefactureerd is en welke offertes blijven liggen. Voor vervallen facturen stuurt hij automatisch een escalerende aanmaningsreeks vanaf je eigen mailbox, met de factuur-PDF erbij. Zodra betaald is, stopt de reeks. Lees meer over cashflow van je KMO verbeteren.
E-factuur versturen versus factuur opvolgen
| E-facturatie (Peppol) | Opvolging (Wachthond) | |
|---|---|---|
| Factuur in geldig formaat versturen | Ja | Nee |
| Foutloze, automatische verwerking bij de klant | Ja | Nee |
| Detecteren welke factuur vervallen is | Nee | Ja |
| Automatisch aanmanen tot betaling | Nee | Ja |
| Onbefactureerd werk opsporen | Nee | Ja |
| Stilgevallen offertes en deals opvolgen | Nee | Ja |
De twee vullen elkaar aan: Peppol zorgt dat de factuur correct vertrekt, Wachthond zorgt dat ze ook betaald raakt. Wil je zien hoe dat in jouw Teamleader-omgeving werkt, plan dan een gesprek.
Wat als je techniek nog niet klaar is?
FOD Financiën voorziet een tolerantieperiode in de eerste drie maanden van 2026. In die periode worden er geen boetes opgelegd voor inbreuken die specifiek met de nieuwe verplichting samenhangen, bijvoorbeeld omdat je nog niet de juiste technische middelen had om gestructureerde e-facturen te versturen of te ontvangen. Dat geeft ademruimte, maar het is geen uitstel van de verplichting zelf.
Lees ook
Vragen over cashflow
Vanaf wanneer is e-facturatie verplicht in België?
Vanaf 1 januari 2026. Sindsdien moeten alle in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen versturen en ontvangen als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk. FOD Financiën voorziet wel een tolerantieperiode in de eerste drie maanden van 2026 voor wie de techniek nog niet rond heeft.
Geldt de e-factuurverplichting ook voor verkoop aan particulieren?
Nee. De verplichting geldt voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Verkoop aan particulieren (B2C) valt er niet onder. Daar mag je dus nog op de gewone manier factureren.
Telt een PDF-factuur als e-factuur?
Nee. Een PDF is leesbaar voor een mens maar niet automatisch verwerkbaar door software. Een gestructureerde e-factuur draagt de gegevens in een vast datapatroon (in België meestal het Peppol BIS-formaat) zodat de boekhouding van de ontvanger ze foutloos overneemt. Een PDF mag je nog als leesbare kopie meesturen, maar het is de gestructureerde versie die geldt.
Moet ik iets veranderen als ik in Teamleader Focus factureer?
Teamleader Focus ondersteunt het versturen via Peppol, dus voor het verzenden hoef je je werkwijze niet om te gooien. Controleer je facturatie-instellingen en de Peppol-koppeling van je onderneming. Wachthond is niet verbonden met Teamleader en raakt die instellingen niet aan: het draait bovenop Teamleader en volgt je facturen op.
Lost e-facturatie het probleem van te late betalingen op?
Nee. E-facturatie regelt dat een factuur in een geldig formaat snel en foutloos vertrekt. Of die factuur ook op tijd betaald raakt, hangt af van je opvolging. Een via Peppol verstuurde factuur kan even goed dertig dagen onbetaald blijven. Daarvoor heb je consequente aanmaningen nodig, zoals Wachthond die automatisch verstuurt.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
We koppelen je Teamleader en richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.