Projecten over budget zien voor het te laat is
Een project gaat zelden in één keer over kop. Het loopt traag vol, uur na uur, tot de marge weg is. Wachthond vergelijkt meerdere keren per dag het budget met de geboekte tijd en blaft zodra een project richting verlies gaat.
Kort samengevat
- Wachthond vergelijkt meerdere keren per dag de gebudgetteerde uren (time_budget) met de geboekte uren (time_tracked) per project in Teamleader.
- Een project dat zijn urenbudget nadert of overschrijdt wordt een signaal, met een score per departement en een directe lijst van de getroffen projecten.
- Je grijpt in terwijl je nog kan: scope bijsturen, meerwerk factureren of de projectleider een opvolgtaak geven, in plaats van het verlies pas op de eindfactuur te zien.
- Budgetoverschrijding is een van de grootste oorzaken van verspild projectgeld. Vroeg detecteren beperkt de schade.
Je detecteert projecten over budget door Wachthond aan je Teamleader Focus te koppelen. Wachthond vergelijkt meerdere keren per dag de gebudgetteerde uren met de geboekte uren per project en geeft een signaal zodra een project zijn budget nadert of overschrijdt, zodat je kan bijsturen voor het project verlieslatend wordt.
Waarom je een budgetoverschrijding meestal te laat ziet
Het budget staat bij de start netjes in Teamleader, maar daarna kijkt niemand er nog dagelijks naar. De uren lopen binnen via tijdsregistratie, de scope schuift een beetje op en de projectleider zit met zijn hoofd bij het werk zelf, niet bij de teller. Tegen de tijd dat iemand de cijfers naast elkaar legt is de marge al opgegeten. Een overtijd-project dat je een week eerder had gezien, was vaak nog bij te sturen geweest.
Hoe Wachthond budget-burn bewaakt
Je hoeft niets bij te houden. Wij koppelen je Teamleader en de bewaking draait vanzelf.
Lezen
Meerdere keren per dag haalt Wachthond je open projecten op uit Teamleader, met het gebudgetteerde aantal uren en de tot dan toe geboekte tijd.
Vergelijken
Per project rekent Wachthond uit hoeveel van het urenbudget al verbruikt is. Een project dat zijn budget nadert of voorbij is wordt een signaal in je Project-departement.
Tonen en wegen
De getroffen projecten verschijnen als een klikbare lijst, gesorteerd op ernst. De overschrijdingen drukken je Project-score, zodat je in één oogopslag ziet waar de marge weglekt.
Bijsturen
Vanuit de lijst geef je de projectleider een opvolgtaak, plan je een gesprek over de scope of zet je meerwerk klaar om te factureren, terwijl het project nog loopt.
Budgetbewaking staat niet op zichzelf. Ze hoort bij de bredere projectopvolging die je in Teamleader kan automatiseren: overtijd-projecten, ontbrekende tijdsregistratie en onbefactureerd werk komen uit dezelfde signaallaag.
Wachthond bovenop Teamleader, niet in de plaats
Teamleader Focus houdt het budget en de geboekte uren keurig bij. Het is je projectadministratie. Wat het standaard niet doet, is meerdere keren per dag proactief blaffen wanneer een project richting verlies gaat en je meteen een actie aanbieden. Daar zit Wachthond bovenop.
| Teamleader Focus | Met Wachthond erbij | |
|---|---|---|
| Urenbudget en geboekte tijd bijhouden | Ja | Ja |
| Meerdere keren per dag automatisch projecten over budget detecteren | Nee | Ja |
| Project-score die overschrijdingen meeweegt | Nee | Ja |
| Klikbare lijst met getroffen projecten plus acties | Nee | Ja |
| Opvolgtaak of scope-gesprek in één klik vanuit het signaal | Nee | Ja |
Wat het je oplevert
- Minder verlieslatende projecten: je ziet de overschrijding terwijl er nog kan bijgestuurd worden, niet pas op de eindafrekening.
- Meerwerk dat wél gefactureerd raakt: een project dat over budget gaat is vaak een gesprek over scope en meerwerk dat anders verdween.
- Rust bij de projectleider: geen wekelijks handmatig nakijken van budgetten, Wachthond houdt de teller in de gaten.
- Een eerlijk gesprek met de klant: vroeg signaleren betekent vroeg bijsturen, in plaats van een verrassing achteraf.
Lees ook
Vragen over project
Op basis waarvan bepaalt Wachthond dat een project over budget gaat?
Wachthond vergelijkt het urenbudget van het project (time_budget in Teamleader) met de tot dan toe geboekte uren (time_tracked). Zodra de geboekte tijd het budget nadert of overschrijdt, wordt het project een signaal. Het rekent dus met de cijfers die al in je projecten staan, het verzint niets bij.
Hoe vaak controleert Wachthond mijn projecten?
Meerdere keren per dag. De engine draait per ingeschakeld departement en haalt telkens je open projecten op, zodat een overschrijding doorgaans binnen het uur zichtbaar is. Bij een wijziging in Teamleader kan een herberekening ook sneller volgen.
Werkt dit ook als ik niet met een urenbudget per project werk?
De budget-burn-detectie leunt op een ingevuld urenbudget per project. Werk je daar niet mee, dan blijft de rest van het Project-departement wel werken: ontbrekende tijdsregistratie, overtijd-projecten en onbefactureerd werk worden los van het budget gedetecteerd.
Grijpt Wachthond zelf in op een project over budget?
Standaard niet. Wachthond toont het signaal en biedt je de actie aan, bijvoorbeeld een opvolgtaak voor de projectleider. Wat er met de scope of het budget gebeurt, blijft jouw beslissing. Met de Autopilot-add-on kan je per signaaltype kiezen wat automatisch mag en wat eerst langs jou passeert.
Vervangt Wachthond mijn projectmodule in Teamleader?
Nee. Wachthond draait bovenop Teamleader Focus en leest je projectdata. Je blijft je projecten, budgetten en uren in Teamleader beheren. Wachthond voegt de detectie- en actielaag toe die je waarschuwt voor het te laat is.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
We koppelen je Teamleader en richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.