Vergeten uren opsporen voor ze ongefactureerd verdwijnen
Een uur dat niemand registreert is een uur dat niemand factureert. Wachthond ziet waar tijdsregistratie ontbreekt en waar gepresteerd werk nog niet op een factuur staat.
Kort samengevat
- Wachthond controleert meerdere keren per dag welke projecten en taken in Teamleader geen of te weinig tijdsregistratie hebben.
- Onbefactureerd werk (geregistreerde tijd die nog op geen enkele factuur staat) komt als apart signaal naar boven, gegroepeerd per klant of dossier.
- Elk signaal is een klikbare lijst met een actie erbij: een opvolgtaak voor de juiste medewerker of een aanzet tot factureren.
- Zo lekt er geen factureerbaar werk weg tussen het presteren en het factureren, het zwakke punt in veel dienstenbedrijven.
Je detecteert vergeten uren door Wachthond aan je Teamleader Focus te koppelen. Wachthond controleert meerdere keren per dag welke projecten en taken weinig of geen tijdsregistratie hebben en welk gepresteerd werk nog op geen factuur staat. Elk gat wordt een signaal met een opvolgtaak, zodat factureerbaar werk niet ongemerkt verdwijnt.
Waarom verdwijnen factureerbare uren?
Niet door slechte wil, maar door het gat tussen werken en registreren. Iemand lost snel iets op voor een klant, plant het in geen enkel veld en denkt er aan het eind van de week niet meer aan. De prestatie is geleverd, de tijd staat nergens en dus komt ze ook op geen factuur. Hoe langer je wacht met registreren, hoe minder accuraat de uren worden.
Het tweede lek zit verderop: tijd die wel geregistreerd is, maar blijft hangen omdat niemand ze op een factuur zet. Dat onbefactureerd werk is omzet die je al verdiend hebt maar nooit int. Op accountniveau zie je dat zelden, want het zit verspreid over tientallen projecten en taken.
Hoe Wachthond vergeten uren opspoort
De hond ruikt twee soorten gaten: tijd die ontbreekt en tijd die nog niet gefactureerd is.
Ontbrekende tijd detecteren
Meerdere keren per dag leest Wachthond je open projecten en taken in Teamleader en vergelijkt geregistreerde tijd met de planning en de doorlooptijd. Waar er gewerkt lijkt maar niets geregistreerd staat, verschijnt het signaal ontbrekende tijdsregistratie.
Onbefactureerd werk groeperen
Geregistreerde tijd die factureerbaar is maar nog op geen enkele factuur staat, wordt apart gebundeld per klant of dossier. Zo zie je in een oogopslag welke uren klaarliggen om gefactureerd te worden.
Opvolgen of factureren
Elk signaal is een klikbare lijst. Je maakt met een klik een opvolgtaak aan voor de medewerker die zijn uren nog moet invullen. Of je zet de aanzet om het onbefactureerde werk te factureren.
Van vergeten uur naar betaalde factuur
Vergeten uren en onbefactureerd werk zijn de start van je facturatieketen. Vandaar loopt het door naar Finance: het signaal onbefactureerd werk wijst rechtstreeks naar wat je nog mag aanrekenen. En zodra de factuur vertrekt, neemt Wachthond de opvolging over met automatische aanmaningen voor vervallen facturen.
| Teamleader Focus | Wachthond erbovenop | |
|---|---|---|
| Tijd registreren per taak of project | Ja | Ja |
| Actief signaal bij ontbrekende tijdsregistratie | Nee | Ja |
| Onbefactureerd werk gegroepeerd per klant of dossier | Handmatig op te zoeken | Automatisch meerdere keren per dag |
| Opvolgtaak voor de juiste medewerker met één klik | Nee | Ja |
| Doorlopende controle over je hele account | Nee | Ja |
Wat het je oplevert
- Minder weglek: factureerbare uren raken niet meer kwijt tussen presteren en factureren.
- Scherpere bezetting: een volledige tijdsregistratie geeft je een eerlijk beeld van je bezettingsgraad.
- Sneller factureren: je ziet meteen welk werk klaarligt om aangerekend te worden.
- Discipline zonder gezeur: de hond herinnert, jij hoeft niet elke week achter timesheets aan te zitten.
Wil je weten hoeveel werk er bij jou ongefactureerd blijft hangen? Plan een gesprek en we tonen het op je eigen Teamleader-account.
Lees ook
Vragen over project
Hoe weet ik of ik factureerbare uren vergeten ben in Teamleader?
Wachthond controleert meerdere keren per dag je open projecten en taken en vergelijkt de geregistreerde tijd met de planning en de doorlooptijd. Waar werk geleverd lijkt maar tijd ontbreekt, krijg je het signaal ontbrekende tijdsregistratie. Daarnaast bundelt Wachthond alle geregistreerde tijd die nog op geen enkele factuur staat, zodat je niets over het hoofd ziet.
Vult Wachthond de uren zelf in?
Nee. Wachthond verzint nooit uren en boekt nooit zelf tijd in jouw naam. De hond wijst waar de registratie ontbreekt en maakt een opvolgtaak aan voor de juiste medewerker. Het invullen blijft mensenwerk, zodat je tijdsregistratie klopt.
Wat is het verschil tussen ontbrekende tijd en onbefactureerd werk?
Ontbrekende tijd is werk dat geleverd lijkt maar nergens geregistreerd staat. Onbefactureerd werk is tijd die wel netjes geregistreerd is, factureerbaar is, maar nog op geen enkele factuur belandde. Wachthond detecteert allebei en behandelt ze als aparte signalen.
Heeft Teamleader dit niet zelf?
In Teamleader Focus registreer je tijd per taak of project en kan je onbefactureerd werk opzoeken. Wat ontbreekt is een actieve, doorlopende controle die zelf signaleert waar registratie mist en het onbefactureerde werk automatisch per klant bundelt met een opvolgtaak erbij. Wachthond vult dat aan bovenop je bestaande Teamleader.
Voor welke bedrijven is dit bedoeld?
Voor Vlaamse, Belgische en Nederlandse kmo's van 3 tot 30 mensen die met Teamleader werken en op uren of projecten factureren: bureaus, consultants, IT-dienstverleners en studiebureaus. Net daar lekt het meeste factureerbaar werk weg.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
We koppelen je Teamleader en richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.