Een betalingsherinnering-sjabloon dat werkt
Een goede betalingsherinnering is kort en vriendelijk. Ze noemt het bedrag, de vervaldatum en de volgende stap. Met één mail kom je er zelden. Stuur een korte reeks waarin je toon strenger wordt. Hieronder vind je drie sjablonen om te kopiëren.
Kort samengevat
- Stuur een reeks van drie herinneringen: vriendelijk, ferm en formeel.
- Vermeld altijd het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe betaaltermijn.
- Voeg de factuur-pdf toe en verstuur de mail vanaf je eigen mailadres.
- Stuur de eerste herinnering binnen enkele dagen na de vervaldatum. Dat moment telt zwaarder dan de juiste woorden.
- Wachthond ziet vervallen facturen in Teamleader Focus en stuurt deze reeks vanuit je eigen mailbox.
Een goede betalingsherinnering bevat vier vaste gegevens: het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe betaaltermijn. Stuur een korte reeks van drie mails die steeds strenger wordt: vriendelijk, ferm en formeel. Voeg de factuur-pdf toe en verstuur de mails vanaf je eigen mailadres. Het moment waarop je stuurt, telt zwaarder dan de woorden. Stuur de eerste herinnering binnen enkele dagen na de vervaldatum en laat de volgende stappen op vaste dagen volgen.
Wat hoort er in elke betalingsherinnering?
Vriendelijk of formeel: elke herinnering bevat dezelfde feiten. Laat je er één weg, dan moet je klant zoeken. Dan stelt hij de betaling weer uit.
- Het factuurnummer, zodat je klant niet hoeft te zoeken.
- Het openstaande bedrag en de munteenheid.
- De oorspronkelijke vervaldatum en hoeveel dagen die intussen voorbij is.
- Een nieuwe betaaltermijn, bijvoorbeeld binnen 7 dagen.
- Een betaallink of de gestructureerde mededeling, zodat je klant met één klik betaalt.
- De factuur-pdf in bijlage, zodat je klant niets hoeft op te vragen.
Sjabloon 1: de vriendelijke herinnering
Stuur deze mail een paar dagen na de vervaldatum. Ga ervan uit dat je klant de factuur vergeten is. Je schrijft informeel en vriendelijk.
Onderwerp: Vriendelijke herinnering factuur {{factuurnummer}} Beste {{naam}}, Misschien is het je ontgaan in de drukte. Factuur {{factuurnummer}} van {{bedrag}} verviel op {{vervaldatum}} en staat nog open. Je vindt de factuur in bijlage. Je kunt betalen via {{betaallink}} of op rekening {{rekeningnummer}} met mededeling {{mededeling}}. Heb je intussen betaald? Dan mag je deze mail negeren. Heb je een vraag over de factuur? Laat het me weten. Met vriendelijke groeten, {{afzender}}Sjabloon 1: vriendelijke herinnering (dag 3 na vervaldatum)
Sjabloon 2: de ferme aanmaning
Krijg je geen reactie op de eerste herinnering, stuur dan ongeveer een week later een fermere mail. Je blijft beleefd. Je vraagt nu wel duidelijk om te betalen en je noemt een deadline.
Onderwerp: Tweede herinnering: factuur {{factuurnummer}} vervallen Beste {{naam}}, We stuurden je al een herinnering. Toch staat factuur {{factuurnummer}} van {{bedrag}} nog open. De factuur verviel op {{vervaldatum}}. Dat is intussen {{dagen_te_laat}} dagen geleden. We vragen je om het bedrag binnen 7 dagen te betalen via {{betaallink}} of op rekening {{rekeningnummer}} met mededeling {{mededeling}}. De factuur zit opnieuw in bijlage. Klopt er iets niet met de factuur? Neem dan contact met ons op. Dan zetten we het recht. Met vriendelijke groeten, {{afzender}}Sjabloon 2: ferme aanmaning (dag 10 na vervaldatum)
Sjabloon 3: de formele ingebrekestelling
Reageert je klant nog altijd niet, schrijf dan formeel. In deze laatste mail verwijs je naar de gevolgen en naar de wettelijke intrest. Blijf zakelijk en correct. Wil je dat de mail juridisch klopt, lees dan eerst wat je mag aanrekenen bij wettelijke intrest op late facturen.
Onderwerp: Laatste aanmaning vóór verdere stappen: factuur {{factuurnummer}} Beste {{naam}}, Factuur {{factuurnummer}} van {{bedrag}} verviel op {{vervaldatum}}. Ondanks twee herinneringen is ze nog niet betaald. Wij verzoeken u het openstaande bedrag binnen 7 kalenderdagen te betalen via {{betaallink}} of op rekening {{rekeningnummer}} met mededeling {{mededeling}}. Betaalt u niet binnen deze termijn, dan rekenen wij de wettelijke intrest en eventuele invorderingskosten aan. Wij behandelen het dossier dan verder. De factuur vindt u in bijlage. Hoogachtend, {{afzender}}Sjabloon 3: formele aanmaning (dag 20 na vervaldatum)
Wanneer stuur je welke herinnering?
Kies een vast ritme en hou je eraan. Herinner je klanten altijd op tijd, dan werkt uitstellen voor hen niet meer. Dit ritme werkt voor een Belgische kmo:
Een reeks van drie herinneringen over ongeveer drie weken:
Dag 3: vriendelijke herinnering
Stuur haar drie dagen na de vervaldatum. Ga ervan uit dat je klant de factuur vergeten is.
Dag 10: ferme aanmaning
Stuur haar een week later als de eerste herinnering geen betaling opleverde. Geef een deadline van 7 dagen.
Dag 20: formele aanmaning
Stuur haar tien dagen later. Verwijs naar de wettelijke intrest en naar de volgende stappen. Daarna volgt eventueel een ingebrekestelling of incasso.
Het aantal dagen pas je aan aan je sector en aan je band met de klant. Kort wachten tussen de stappen werkt beter dan één late, dringende mail na weken stilte. Meer lees je in cashflow van je KMO verbeteren.
Waarom timing zwaarder weegt dan toon
In België betalen klanten gemiddeld veel later dan de wettelijke termijn. Meer dan de helft van de B2B-facturen werd in 2025 te laat betaald. Stuur je na weken stilte een scherpe mail, dan zet je je klant tegen je op. Je wacht dan nog langer op je geld.
Handmatig versturen of automatisch laten vertrekken?
Met een sjabloon ben je halfweg. Je moet de mails ook op tijd versturen. Daar loopt het vaak mis, want in drukke weken schiet opvolgen erbij in. Zo verschilt handmatig versturen van automatisch versturen:
| Handmatig | Met Wachthond | |
|---|---|---|
| Vervallen facturen opmerken | Zelf nakijken in Teamleader | Automatisch, drie keer per dag |
| Altijd op tijd | Hangt af van hoe druk je bent | Ja |
| Toon die strenger wordt (3 stappen) | Elke keer opnieuw schrijven | Vaste teksten die je zelf aanpast |
| Factuur-pdf in bijlage | Zelf opzoeken | Automatisch meegestuurd |
| Verstuurd vanaf je eigen mailbox | Ja | Ja |
| Stopt zodra de factuur betaald is | Zelf opvolgen | Ja |
| Eerst goedkeuren of meteen versturen | Altijd handmatig | Jij kiest voor de hele reeks |
Wachthond werkt bovenop Teamleader Focus. De hond kijkt drie keer per dag welke facturen vervallen zijn. Voor elke vervallen factuur start hij een reeks van drie mails: een vriendelijke herinnering, een ferme aanmaning en een ingebrekestelling. Ze vertrekken vanuit je eigen Gmail of Outlook, met de factuur-pdf erbij. Jij kiest de dagen. Betaalt je klant, dan stopt de reeks. Je kiest voor de hele reeks of de hond elke mail eerst aan jou voorlegt of ze zelf verstuurt. De teksten pas je aan onder Mailteksten.
Lees ook
Vragen over cashflow
Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen voor ik verdere stappen onderneem?
Voor veel kmo's werkt een reeks van drie. Stuur een vriendelijke herinnering enkele dagen na de vervaldatum. Een week later volgt een ferme aanmaning. Na nog tien dagen stuur je een formele aanmaning. Betaalt je klant daarna nog altijd niet, dan stuur je een ingebrekestelling of schakel je een incassobureau in.
Wat is het verschil tussen een aanmaning en een ingebrekestelling?
Een aanmaning is een vriendelijke of ferme herinnering zonder juridische gevolgen. Een ingebrekestelling is een formele eis om te betalen. Ze is vaak de eerste stap naar een procedure. Sjabloon 3 lijkt op een ingebrekestelling. Wil je een dossier dat juridisch sluit, laat de ingebrekestelling dan opstellen door een jurist of een incassobureau.
Welke gegevens moet een betalingsherinnering zeker bevatten?
Het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, een nieuwe betaaltermijn en een betaallink of gestructureerde mededeling. Voeg ook de factuur-pdf toe. Dan hoeft je klant niets op te vragen en kan hij meteen betalen.
Kan ik betalingsherinneringen automatisch versturen vanuit Teamleader?
Met Wachthond kan dat. De hond werkt bovenop Teamleader Focus en kijkt drie keer per dag welke facturen vervallen zijn. Hij stuurt een reeks van drie aanmaningen vanuit je eigen mailbox, met de factuur-pdf erbij. Betaalt je klant, dan stopt de reeks.
Beschadig ik de klantrelatie met automatische herinneringen?
Een beleefde herinnering op tijd, vanaf je eigen mailadres, schaadt de relatie minder dan een lastig telefoontje na weken stilte. Je klanten verwachten dat je opvolgt. Lange stilte en daarna een dringende toon zetten de relatie onder druk. Met een vaste reeks blijft je toon correct.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.