Wat te late betalingen een KMO echt kosten
Betaalt een klant twee weken te laat, dan kost dat je meer dan het factuurbedrag. Je mist geld op je rekening, je steekt tijd in opvolgen en je relatie met die klant komt onder druk. Hieronder vind je de cijfers.
Kort samengevat
- Meer dan de helft van de Belgische B2B-facturen komt te laat binnen, gemiddeld 20 dagen na de afgesproken termijn.
- Wat je meteen betaalt: geld dat later binnenkomt, gemiste intrest en uren opvolging met de hand.
- Wat je minder snel ziet: de zorgen, klanten die je minder aandacht geeft en groei die je misloopt.
- Automatische herinneringen vertrekken op tijd en in dezelfde toon, zonder dat je relatie eronder lijdt.
- 43% van de facturen wordt binnen 24 uur betaald als de klant meteen vanuit de factuur kan betalen.
Een Belgische kmo wacht gemiddeld 20 dagen langer dan afgesproken op het geld van een factuur. Daarbovenop gaan er elke maand uren naar opvolgen. Blijven je klanten structureel te laat betalen, dan komt je bedrijf financieel in gevaar. Meer dan de helft van de Belgische B2B-facturen komt te laat binnen. Je betaalt gemiste intrest en tijd. Je betaalt ook met zorgen, met klanten die je minder aandacht geeft en met kansen die je laat liggen. Zet daarom herinneringen klaar die vanzelf op tijd vertrekken. Laat je klant ook meteen vanuit de factuur betalen: dan wordt 43 procent van de facturen binnen 24 uur betaald.
Hoe erg is het betaalgedrag in België?
Belgische klanten betalen gemiddeld na 55 dagen. De afgesproken termijn is 35 dagen. Je wacht dus per factuur 20 dagen langer op je geld.
Wat kost een te late factuur concreet?
Het eerste wat je merkt: het geld is er niet, terwijl je zelf je rekeningen moet betalen. Er hangen drie soorten kosten aan vast.
Drie kosten die zaakvoerders van kmo's onderschatten:
Cashflowkost
Komt een factuur later binnen, dan betaal jij intussen zelf je leveranciers, medewerkers en belastingen. Neem een factuur van 5.000 euro en een bankrente van 4%. Elke 30 extra dagen kosten je dan meer dan 16 euro aan gemiste intrest. Dat geldt voor elke openstaande factuur apart.
Tijdskost
Bellen, mailen en herinneringen typen kost tijd. Volgens iVox en Horus Software besteden Belgische kmo's gemiddeld 38 uur per maand aan administratie. Facturen opvolgen hoort daarbij.
Opportuniteitskost
Een uur achter een factuur aan is een uur dat je niet aan klantenwerk of verkoop besteedt. Merkt een klant dat je niet consequent opvolgt, dan gaat hij later betalen.
Waarom handmatig opvolgen strandt
Als het druk is, heb je opvolging het hardst nodig. Net dan schuif je het op. Je klant went daaraan en betaalt nog later.
- Met de hand kies je telkens een andere toon en een ander moment.
- Ben je op vakantie of ziek, dan volgt niemand op.
- Klanten merken snel welke leveranciers ze kunnen laten wachten.
- Bij elke factuur zoek je opnieuw naar de juiste woorden.
Geautomatiseerde aanmaningen vertrekken wel op tijd
Stuur een reeks van drie herinneringen vanuit je eigen mailbox, met de factuur-pdf erbij. De mails zijn even vriendelijk als de jouwe. Ze vertrekken altijd op tijd en in dezelfde toon, ook in een drukke week.
Wachthond kijkt drie keer per dag welke facturen in Teamleader Focus vervallen zijn. De hond stuurt dan een reeks van drie herinneringen: een vriendelijke herinnering, een ferme aanmaning en een ingebrekestelling. Betaalt je klant, dan stopt de reeks. Jij kiest voor de hele reeks of de hond elke herinnering eerst aan jou voorlegt of ze zelf verstuurt.
Lees ook
Vragen over cashflow
Mag een Belgische klant langer dan 60 dagen wachten met betalen?
Alleen als jullie dat uitdrukkelijk schriftelijk afspraken. De termijn mag dan ook niet onredelijk zijn voor jou als leverancier. De Wet van 14 augustus 2021 legt de maximale betaaltermijn tussen bedrijven op 60 dagen. Volg je zelf niet op, dan verandert die regel in de praktijk weinig.
Hoe bereken ik de reële kost van laattijdige betalingen voor mijn KMO?
Tel per openstaande factuur de extra dagen: de dag waarop je klant betaalde min de afgesproken termijn. Vermenigvuldig dat met wat geld lenen je per dag kost. Tel daar de uren opvolging bij. Heb je 10 facturen per maand die elk 20 dagen te laat betaald worden? Dan loopt die kost op een jaar flink op.
Beschadigt een automatische aanmaning de klantrelatie?
Een nette herinnering op tijd vanaf je eigen mailadres doet minder schade dan een ongemakkelijk telefoontje na weken stilte. Je klant verwacht dat je opvolgt. De relatie lijdt vooral als je lang niets laat horen en dan plots dringend wordt.
Wat is het verschil tussen een aanmaning en een ingebrekestelling?
Met een aanmaning herinner je je klant vriendelijk of ferm aan de betaling. Met een ingebrekestelling eis je formeel dat hij betaalt. Vaak is dat de laatste stap voor een juridische procedure. De reeks van Wachthond eindigt met een ingebrekestelling. Wil je daarna naar de rechter, dan schakel je een jurist of incassobureau in.
Werkt Wachthond ook als ik meerdere facturen per klant heb?
Ja. De hond volgt elke factuur in Teamleader Focus apart op. Voor elke vervallen factuur loopt een eigen reeks. Zo vergeet je er geen.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.