Capaciteitsplanning voor KMO-diensten
Een dienstenteam verkoopt uren. Beloof je meer uren dan je hebt, dan lopen je projecten uit. Beloof je er minder, dan laat je geld liggen. Met capaciteitsplanning hou je dat in evenwicht, ook met een team van drie tot dertig mensen.
Kort samengevat
- Met capaciteitsplanning stem je de beschikbare uren van je team af op het geplande en verkochte werk. Zo plan je niet te veel en niet te weinig in.
- Een klein dienstenteam heeft drie cijfers nodig: beschikbare uren, geplande uren en factureerbare uren.
- Veel dienstenbedrijven mikken op een bezetting van 70 tot 80 procent. De rest is buffer voor tegenvallers.
- Je ziet knelpunten vroeg aan vergeten uren, projecten over budget en taken zonder verantwoordelijke.
- Een apart planningspakket is vaak niet nodig. Met je gegevens uit Teamleader en een vast moment per week kom je al ver.
Bij capaciteitsplanning leg je elke week de beschikbare uren van je mensen naast het geplande en verkochte werk. Je berekent per persoon de beschikbare uren en trekt verlof en interne tijd af. Daarna leg je het geplande projectwerk ernaast. Wordt de bezetting te hoog of te laag, dan stuur je bij. Je werkt met drie cijfers: beschikbare uren, geplande uren en factureerbare uren. Mik niet op 100 procent bezetting. Veel dienstenbedrijven mikken op 70 tot 80 procent, zodat ze tegenslag kunnen opvangen. Knelpunten zie je vroeg aan vergeten uren, projecten over budget en taken zonder verantwoordelijke.
Wat is capaciteitsplanning voor een dienstenteam?
In een dienstenbedrijf verkoop je de uren van je mensen. Met capaciteitsplanning zie je die uren en koppel je ze aan het werk dat eraan komt. Je beantwoordt drie vragen. Hoeveel uren hebben we? Hoeveel uren zijn al ingepland? Hoeveel daarvan kunnen we factureren?
In een klein team weet je lang uit je hoofd wie waaraan werkt. Heb je een vijftal mensen en meerdere projecten tegelijk, dan lukt dat niet meer. Iemand is dubbel geboekt, een ander heeft een gat in zijn agenda en een derde werkt elke week over. Met capaciteitsplanning bekijk je elke week dezelfde cijfers in plaats van je buikgevoel.
De drie cijfers die je nodig hebt
Je hoeft geen ingewikkeld model te bouwen. Begin met drie cijfers per persoon per week.
- Beschikbare uren: de uren die iemand echt kan werken. Je trekt verlof, feestdagen en vaste interne tijd zoals overleg en administratie af van de contracturen.
- Geplande uren: het werk dat je al aan projecten of taken hebt toegewezen voor de komende periode.
- Factureerbare uren: het deel van het geplande werk dat je aan een klant aanrekent. Dit cijfer bepaalt hoeveel omzet je kunt maken.
Met deze cijfers bereken je de bezettingsgraad: de geplande uren gedeeld door de beschikbare uren. Zit je team week na week boven 90 procent, dan is er geen ruimte voor uitloop, ziekte of een dringende vraag van een klant. Zakt je team onder 60 procent, dan laat je omzet liggen of heb je te veel mensen voor het werk.
Capaciteitsplanning in vijf stappen
Een vast ritme per week voor een klein dienstenteam:
Bepaal de echte beschikbaarheid per persoon
Vertrek van de uren die iemand echt beschikbaar is. Trek verlof, feestdagen, opleiding en vaste interne tijd af. Iemand met 38 uur op papier is vaak 28 tot 32 uur beschikbaar voor klantwerk. Doe dit per week, want verlof en feestdagen verschuiven.
Leg het geplande werk ernaast
Maak een lijst van alle lopende en verkochte projecten, met hun resterende uren en hun deadline. Verdeel het resterende werk over je mensen en de komende weken. Nu zie je per persoon waar het te vol of te leeg wordt.
Bereken de bezettingsgraad en zoek de pieken
Deel per persoon de geplande uren door de beschikbare uren. Duid iedereen aan die boven 90 procent of onder 60 procent zit. Daar moet je iets doen. Verschuif werk van wie te vol zit naar wie ruimte heeft. Of plan een deadline opnieuw.
Bewaak het budget tijdens de rit, niet achteraf
Merk je pas bij de eindafrekening dat een project over budget ging, dan is het te laat. Vergelijk elke week de geregistreerde uren met het budget. Gaat een project erover, dan kies je: bijsturen, opnieuw onderhandelen of de scope kleiner maken.
Sluit het gat met urenregistratie
Zonder geregistreerde uren gok je bij het plannen. Vullen je mensen hun uren niet of te laat in, dan klopt je planning niet. Laat iedereen zijn uren elke dag invullen. Volg ontbrekende uren op. Dan plan je met echte cijfers.
Capaciteit plannen met Teamleader-data
Veel kmo's denken dat ze een apart planningspakket nodig hebben. Werk je al met projecten en tijdsregistratie in Teamleader Focus, dan staan veel gegevens daar al. Vaak loopt de opvolging mis. Niemand kijkt er elke week naar, tot het te laat is.
Wachthond werkt bovenop Teamleader en helpt je bij die opvolging. De hond kijkt drie keer per dag in je projecten. Hij maakt een melding als een project over budget of over zijn deadline gaat. Hij meldt ook onvolledige tijdsregistratie: per medewerker vergelijkt hij de geregistreerde uren van de voorbije week met de verwachte uren. Taken zonder verantwoordelijke en vervallen taken ziet hij ook. Op de afdeling Project zie je daarnaast de bezetting: wie te vol of te leeg gepland staat. Je hoeft geen extra planningstool te leren.
| Handmatig in Excel | Wachthond op Teamleader | |
|---|---|---|
| Bezetting per persoon zichtbaar | Bij elke update | Ja |
| Melding bij project over budget | Nee | Ja |
| Vergeten uren opgemerkt | Nee | Ja |
| Werkt op je bestaande Teamleader-data | Handmatig overtypen | Ja |
| Update zonder jouw tussenkomst | Nee | Drie keer per dag |
| Apart pakket aanleren | Excel-werk | Nee, bovenop Teamleader |
Welke knelpunten verraden een planningsprobleem?
Weet je waar je moet kijken, dan zie je een capaciteitsprobleem weken voor de deadline. Vier signalen komen vaak terug.
- Dezelfde mensen werken elke week over: één of twee mensen dragen het hele team. Dat is een planningsfout. Houdt het aan, dan riskeren ze een burn-out.
- Projecten gaan ongemerkt over budget: de uren lopen op en niemand stuurt bij. Bij de eindafrekening is je marge weg.
- Vergeten uren: ontbreken er uren in de tijdsregistratie, dan ligt je echte bezetting hoger dan je planning toont.
- Taken zonder verantwoordelijke: werk dat niemand toegewezen kreeg, blijft liggen. Het duikt op het slechtste moment weer op.
Al deze signalen kan een systeem voor je opmerken. Zo kun je je projectopvolging automatiseren. Je hoeft dan niet elke week zelf door de cijfers te gaan. Je krijgt een melding als er iets misloopt.
Van planning naar gewoonte
Capaciteitsplanning loopt meestal mis omdat je het niet volhoudt. Een spreadsheet die je twee keer invult en dan vergeet, helpt je niet. Plan elke week een vast, kort moment. Laat een systeem tussendoor de uitschieters voor je opmerken. Dan blijft je planning bij zonder dat je er uren in steekt.
Wil je zien hoe de hond je waarschuwt voor een project uit de hand loopt? Plan een gesprek en we tonen het op je eigen gegevens.
Lees ook
Vragen over project
Wat is een goede bezettingsgraad voor een KMO-dienstenteam?
Veel dienstenbedrijven mikken op 70 tot 80 procent van de beschikbare uren. Boven 90 procent heb je geen buffer voor uitloop, ziekte of dringende vragen van klanten. Je mensen werken dan snel over. Onder 60 procent laat je omzet liggen of heb je te veel mensen voor het werk. Het juiste cijfer hangt af van je sector en van hoeveel interne tijd je team nodig heeft.
Heb ik een apart planningspakket nodig of volstaat Teamleader?
Werk je met projecten en tijdsregistratie in Teamleader Focus, dan heb je vaak al veel gegevens die je nodig hebt. Meestal loopt de opvolging mis: niemand kijkt er elke week naar. Een laag bovenop Teamleader kan die opvolging overnemen. Je hoeft dan geen tweede systeem te leren.
Hoe bereken ik de beschikbare uren van een medewerker?
Vertrek van de contracturen. Trek daar de tijd af waarin iemand geen klantwerk doet: verlof, feestdagen, opleiding en vaste interne tijd zoals overleg en administratie. Wat overblijft, zijn de uren die beschikbaar zijn voor klantwerk. Iemand met een contract van 38 uur is vaak 28 tot 32 uur per week beschikbaar. Reken dit per week uit, want verlof en feestdagen verschuiven.
Hoe zie ik op tijd dat een project over budget gaat?
Vergelijk elke week de geregistreerde uren met het budget van het project. Wacht niet tot de eindafrekening. Zo kun je nog bijsturen: de scope kleiner maken, de deadline verschuiven of opnieuw onderhandelen. Wachthond maakt in Teamleader een melding zodra een project over zijn budget gaat.
Waarom is ontbrekende urenregistratie een probleem voor capaciteitsplanning?
Je planning is maar zo goed als de cijfers eronder. Vullen je mensen hun uren niet of te laat in, dan lijkt de bezetting lager dan ze is. Je plant dan nieuw werk in op tijd die er niet is. Laat iedereen zijn uren elke dag invullen en volg ontbrekende uren op. Dan klopt je beeld.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.