Verplichte tijdsregistratie: wat het voor je KMO betekent

Wat is verplichte tijdsregistratie?

Hou twee dingen uit elkaar. Bij de registratie van arbeidstijd noteer je wanneer iemand werkt. Dat is de wettelijke plicht op deze pagina. Bij projectregistratie noteer je welke uren een medewerker aan welke klant of welk dossier besteedt. De eerste dient voor de sociale wetgeving en controles. De tweede heb je nodig om te factureren en je winst te kennen. In een dienstenbedrijf lopen ze vaak samen. De regels verschillen wel.

Wat is vandaag al verplicht in België?

Een algemene prikklokplicht bestaat vandaag niet. In een aantal gevallen moet je wel kunnen aantonen hoeveel je medewerkers werkten. Het bekendste voorbeeld zijn deeltijdse werknemers met een wisselend uurrooster.

• Heb je deeltijdse werknemers met een wisselend rooster? Dan hou je elke afwijking op hun normale uurrooster bij in een afwijkingsregister. Een betrouwbaar tijdsregistratiesysteem mag dat register vervangen.
• Sectoren met een eigen cao of met flexibele uren hebben vaak eigen regels om uren te registreren.
• Werken je medewerkers overuren of met glijdende werktijden, dan moet je die uren kunnen tonen aan een sociale inspecteur.

Waar komt de plicht vandaan? Het CCOO-arrest

België volgt met deze plicht een Europese uitspraak. Op 14 mei 2019 deed het Hof van Justitie van de Europese Unie uitspraak in de zaak CCOO tegen Deutsche Bank (C-55/18). Het Hof oordeelde dat je de regels over arbeidstijd alleen kunt afdwingen als werkgevers die tijd objectief meten.

Lidstaten moeten werkgevers verplichten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem op te zetten dat de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer meet.Hof van Justitie EU, arrest C-55/18 (CCOO), 14 mei 2019

Het Hof liet de lidstaten zelf kiezen hoe ze dat regelen. Ze moeten wel rekening houden met de eigen aard van elke sector en met de grootte van bedrijven. Op die uitspraak bouwt België nu een algemene plicht.

Wat verandert er vanaf 2027?

In het begrotingsakkoord kondigde de federale regering aan dat ze tijdsregistratie vanaf 1 januari 2027 wil verplichten, in de private én de publieke sector. Dan zou bijna elke werkgever moeten registreren.

Welk systeem voldoet?

De wet schrijft geen toestel voor. Een klassieke prikklok hoeft dus niet. Je systeem moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn. De meeste digitale oplossingen komen daarvoor in aanmerking.

• Een badge- of prikkloksysteem aan de ingang.
• Een app waarmee medewerkers in- en uitchecken.
• Software die per dag de gewerkte uren bewaart.
• Een digitaal register waarin je afwijkingen op het rooster noteert.

Wettelijke arbeidstijd versus projecturen

Werk je op projecten voor klanten, dan loont het om beide soorten registratie goed uit elkaar te houden. Ze overlappen deels. Je gebruikt er wel ander gereedschap voor.

Registreer je je projecturen netjes in Teamleader Focus, dan heb je voor beide al een basis. Het gaat meestal mis bij de gewoonte: je team geeft de uren te laat in of vergeet ze.

Projecturen pragmatisch aanpakken in Teamleader

Een systeem invoeren gaat snel. Zorgen dat iedereen het volhoudt, vraagt opvolging. Vergeten uren merk je pas als je een project wil factureren en de helft ontbreekt. Tegen dan weet niemand nog precies wat er die week gebeurde. Dan sta je erover te discussiëren met je eigen team.

Die opvolging neemt Wachthond over. De hond kijkt drie keer per dag in Teamleader Focus of de uren binnenkomen. Wachthond is geen wettelijke prikklok en doet geen Dimona-aangifte. De hond let op twee dingen die je marge raken. Hij vergelijkt per medewerker de uren van de voorbije week met de uren die je verwacht. Daarnaast meldt hij projecten die over hun budget gaan. Je krijgt een melding en een opvolgactie die je meteen kunt uitvoeren.