Klant-onboarding automatiseren, van gewonnen deal tot vlotte start
De deal is binnen en dan begint het echte werk. Wachthond ziet de gewonnen deal, zet meteen de onboarding-taken klaar en houdt het overzicht zodat een nieuwe klant nooit in de overdracht van verkoop naar levering blijft hangen.
Kort samengevat
- Een gewonnen deal in Teamleader is het startsein: Wachthond merkt het op en zet de onboarding in gang.
- Het maakt de intake-taken aan en wijst ze toe aan de juiste verantwoordelijke, zodat de overdracht van verkoop naar levering niet stilvalt.
- Je welkomstflow vertrekt vanaf je eigen mailbox, met de toon die jij instelt en altijd onder jouw controle.
- De eerste weken bepalen de relatie. Een nieuwe klant die meteen iets hoort, blijft langer en betaalt vlotter.
- Wachthond werkt bovenop Teamleader Focus en vervangt het niet: het vult de gaten die je CRM laat liggen.
Je automatiseert klant-onboarding door Wachthond aan je Teamleader Focus te koppelen. Een gewonnen deal is het startsein: Wachthond merkt het op, maakt de intake-taken aan en wijst ze toe aan de juiste verantwoordelijke. Zo valt de overdracht van verkoop naar levering niet stil op het moment dat de klant net ja heeft gezegd. Je welkomstflow vertrekt vanaf je eigen mailbox, in de toon die jij instelt en altijd onder jouw controle. Dat loont, want de eerste weken bepalen de relatie. Een nieuwe klant die meteen iets van je hoort, blijft langer en betaalt vlotter.
Waarom haperen klanten net na de verkoop?
Het moment van de waarheid zit niet in de verkoop maar in de overdracht erna. De accountmanager sluit de deal, het levering- of projectteam moet hem oppakken en in dat gat valt de bal. De ene denkt dat de andere de klant al gecontacteerd heeft. De welkomstmail vertrekt nooit, de intake-vragen blijven liggen en de klant die net ja zei hoort drie weken niets.
Dat kost je geld. Je betaalde de volle prijs om die klant binnen te halen en zet meteen je eerste indruk op het spel. Wie de eerste weken goed onboardt, bouwt vertrouwen, krijgt sneller de nodige info en legt de basis voor een klant die blijft. Meer hierover lees je in onze gids over sales automatiseren in Teamleader.
Hoe Wachthond de onboarding overneemt
Je hoeft de flow niet zelf te bouwen. Jij koppelt je Teamleader en je mailbox. Wij zetten de stappen op maat van jouw aanpak.
Gewonnen deal opvangen
Wachthond luistert mee op je Teamleader-account. Markeer je een deal als gewonnen, dan vangt het dat meestal binnen enkele minuten op via de realtime-koppeling, geen handmatige trigger nodig.
Intake-taken aanmaken
Per nieuwe klant zet Wachthond de vaste onboarding-taken klaar (welkomstgesprek inplannen, ontbrekende gegevens opvragen, dossier aanmaken) en wijst ze toe aan de juiste verantwoordelijke.
Welkomstflow starten
De welkomstmail en eventuele opvolgmails vertrekken vanaf je eigen gekoppelde mailbox, in jouw toon. De klant hoort meteen van je in plaats van weken te wachten.
Overzicht houden
Blijft een intake-taak zonder eigenaar of zonder opvolging liggen, dan wordt dat een signaal op je dashboard. Zo zie je in één oogopslag welke nieuwe klant nog aandacht nodig heeft.
Wat een tijdige onboarding ophaalt
De cijfers over Belgische kmo's laten zien waar de ruimte zit. Er gaat veel tijd naar handwerk dat misbaar is en net de routine rond een nieuwe klant leent zich voor automatisering.
Wachthond naast je bestaande Teamleader-aanpak
Je deals, contacten en projecten staan al in Teamleader. Wachthond bewaakt de overdracht na de verkoop en zet die zelf in gang. Zo verhoudt een handmatige onboarding zich tot een onboarding met Wachthond erbovenop.
| Handmatig in Teamleader | Met Wachthond erbovenop | |
|---|---|---|
| Onboarding start na gewonnen deal | Iemand moet eraan denken | Automatisch, binnen enkele minuten |
| Intake-taken aanmaken en toewijzen | Nee | Ja |
| Welkomstflow vanaf je eigen mailbox | Nee | Ja |
| Signaal bij een taak zonder eigenaar | Nee | Ja |
| Per stap automatisch of eerst goedkeuren | Nee | Ja |
Wat het je oplevert
- Geen gat na de verkoop: elke gewonnen deal rolt vanzelf de onboarding in, niets blijft tussen verkoop en levering hangen.
- Sterke eerste indruk: de klant hoort meteen van je, in jouw toon, vanaf je eigen adres.
- Minder handwerk: geen taken meer manueel aanmaken of erachteraan zitten wie wat oppakt.
- Duidelijke verantwoordelijkheid: elke intake-taak heeft een eigenaar en een taak zonder eigenaar wordt een signaal.
Lees ook
Vragen over sales
Wanneer start de onboarding precies?
Zodra je een deal in Teamleader als gewonnen markeert. Wachthond vangt dat op via de realtime-koppeling en zet meestal binnen enkele minuten de eerste onboarding-taken klaar. Je hoeft zelf niets handmatig te starten.
Vanaf welk e-mailadres vertrekt de welkomstflow?
Vanaf je eigen gekoppelde mailbox (Gmail of Outlook), niet vanaf een extern adres. De nieuwe klant krijgt een welkom van jou, in de toon die jij instelt.
Kan ik elke onboarding-stap eerst goedkeuren?
Jij kiest vooraf welke stappen er komen en wat er in de mails staat. De hond start ze zodra de deal gewonnen is. Wil je iets aanpassen, dan wijzig je de automatisering onder Instellingen.
Wat als een intake-taak blijft liggen?
Dan wordt dat een signaal op je dashboard. Wachthond merkt op dat een onboarding-taak zonder eigenaar zit of zonder opvolging blijft, zodat je meteen ziet welke nieuwe klant nog aandacht nodig heeft.
Vervangt Wachthond Teamleader?
Nee. Wachthond werkt bovenop je bestaande Teamleader Focus en vult de gaten die je CRM na de verkoop laat liggen. Je deals, contacten en projecten blijven gewoon in Teamleader staan. Wachthond is geen product van Teamleader en wordt er niet door aanbevolen.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.