Wat is bezettingsgraad in een dienstenbedrijf?
De bezettingsgraad toont in één cijfer hoeveel van de betaalde tijd van je team naar werk gaat dat je kunt factureren. Staat hij laag, dan merk je dat vaak pas als je marge krimpt.
Bezettingsgraad (ook factureerbaarheid of utilization genoemd) is het percentage factureerbare uren tegenover de beschikbare uren van een medewerker of team. De formule is: (factureerbare uren ÷ beschikbare uren) × 100. Hoe hoger de bezettingsgraad, hoe meer betaalde werktijd omzet oplevert.
Kort samengevat
- Bezettingsgraad = (factureerbare uren ÷ beschikbare uren) × 100.
- Een medewerker met 32 factureerbare uren op een week van 38 zit op 84%.
- Voor medewerkers die vooral factureerbaar werk doen, ligt een gezonde zone rond 70 tot 80 procent. Voor het hele team ligt dat lager door interne taken.
- Staat de bezetting te hoog, dan raakt je team overbelast. Staat ze te laag, dan verlies je marge of ontbreken er uren.
- Het grootste verlies zit in uren die je team vergeet of te laat registreert.
Bezettingsgraad is het percentage factureerbare uren tegenover de beschikbare uren. Je berekent hem als (factureerbare uren ÷ beschikbare uren) × 100. Registreert iemand 32 factureerbare uren op een werkweek van 38, dan zit hij op 84 procent. Voor medewerkers die vooral factureerbaar werk doen, ligt een gezonde zone rond 70 tot 80 procent. Voor het hele team ligt dat lager, omdat interne taken ook in de beschikbare uren zitten. Een te hoge bezetting wijst op overbelasting. Een te lage kost je marge. Het grootste verlies zit in uren die je team vergeet of te laat registreert.
Hoe bereken je bezettingsgraad?
Deel de factureerbare uren door de beschikbare uren en maal het resultaat met 100. Factureerbare uren zijn de uren die je aan een klant of project aanrekent. Beschikbare uren zijn de uren waarop iemand kan werken, dus zonder verlof en feestdagen.
Maak het onderscheid tussen beschikbare en bruto uren. Reken je met alle 52 weken van het jaar, dan tellen verlof en feestdagen mee en zakt je percentage. Reken met de uren waarop je team kan werken. Op dat cijfer kun je sturen.
Bezettingsgraad versus factureerbaarheid versus productiviteit
Veel mensen gebruiken deze drie woorden door elkaar. Ze meten elk iets anders. In de tabel zie je ze naast elkaar.
| Wat het meet | Noemer | |
|---|---|---|
| Bezettingsgraad | Factureerbare uren versus beschikbare capaciteit | Beschikbare uren |
| Factureerbaarheid | Aandeel van geregistreerde tijd dat je kunt aanrekenen | Geregistreerde uren |
| Productiviteit | Output of waarde per gewerkt uur | Gewerkte uren |
Wat is een gezonde bezettingsgraad?
Het juiste cijfer hangt af van de rol en de sector. Bij professionele dienstverleners lag de gemiddelde factureerbare bezetting in 2023 rond 69 procent. Veel bedrijven mikken op 70 tot 80 procent. Daar houden ze omzet en welzijn in balans (Mosaic).
Een hogere bezetting is niet vanzelf beter. Zit een medewerker ver boven de 80 procent, dan houdt hij geen tijd over voor opleiding, verkoop of rust. Op termijn raakt hij overbelast of vertrekt hij.
Waardoor daalt je bezettingsgraad?
- Vergeten urenregistratie: een uur dat niemand boekt, telt niet als factureerbaar. Ook al deed je het werk.
- Werk dat blijft liggen: zonder eigenaar of planning blijft er capaciteit ongebruikt.
- Te veel intern werk: vergaderingen en administratie nemen factureerbare tijd in.
- Onbefactureerd werk: uren die je wel registreert maar nooit factureert, brengen niets op.
Teams onderschatten vooral het eerste punt. Een uur dat niemand registreert, zie je in geen enkel rapport. Daarom hoort het opvolgen van ontbrekende uren bij projectopvolging automatiseren. Je bezetting klopt pas als iedereen zijn uren volledig invult.
Hoe verhoog je je bezettingsgraad?
Je team hoeft niet harder te werken. Je verliest minder tijd tussen het werk en de factuur:
Meet tegen de juiste noemer
Deel de factureerbare uren door de uren waarop je team kan werken, zonder verlof en feestdagen. Dan kun je de cijfers van week tot week vergelijken.
Vul de gaten in de urenregistratie
Zoek uit wie te weinig uren registreerde en herinner die persoon meteen. Zonder volledige uren klopt je bezetting niet.
Volg projecten op budget en deadline
Zie op tijd welk project over budget of over deadline gaat. Zo verdwijnt je capaciteit niet in dossiers die je niet meer betaald krijgt.
Factureer al het geregistreerde werk
Controleer of elk factureerbaar uur op een factuur komt. Je bezettingsgraad toont dat verlies niet.
Wachthond werkt bovenop Teamleader Focus. De hond kijkt drie keer per dag wie te weinig uren registreerde, welke projecten over budget gaan en welk werk nog niet gefactureerd is. Op de afdeling Project zie je ook wie te vol of te leeg gepland staat. Zo weet je waar je tijd verliest. Wil je dat in je eigen cijfers zien? Plan een gesprek.
Lees ook
Vragen over project
Wat is de formule voor bezettingsgraad?
Bezettingsgraad = (factureerbare uren ÷ beschikbare uren) × 100. Factureerbare uren zijn de uren die je aan een klant aanrekent. Beschikbare uren zijn de uren waarop iemand kan werken, zonder verlof en feestdagen.
Wat is een goede bezettingsgraad voor een kmo?
Voor medewerkers die vooral factureerbaar werk doen, ligt een gezonde zone rond 70 tot 80 procent. Voor het hele bedrijf ligt het lager, omdat ondersteunende rollen meetellen. Kijk vooral of het cijfer stabiel blijft en past bij de rol.
Wat is het verschil tussen bezettingsgraad en factureerbaarheid?
Bezettingsgraad zet factureerbare uren tegenover alle beschikbare uren. Factureerbaarheid zet ze tegenover de uren die je al registreerde. Je deelt dus telkens door een ander getal.
Kan een bezettingsgraad te hoog zijn?
Ja. Zit een medewerker ver boven de 80 procent, dan houdt hij geen tijd over voor opleiding, verkoop of rust. Blijft dat zo, dan raakt hij overbelast en stijgt de kans dat hij uitvalt of vertrekt.
Kan ik mijn bezettingsgraad opvolgen als ik met Teamleader werk?
Wachthond werkt bovenop Teamleader. De hond ziet wie te weinig uren registreerde en welke projecten over budget gaan. Op de afdeling Project toont hij ook wie te vol of te leeg gepland staat. Zo zie je waar je bezetting verloren gaat. Wachthond is geen product van Teamleader en wordt er niet door aanbevolen.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
Jij koppelt je Teamleader en wij richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.