Wat zijn factureerbare uren?
Factureerbare uren zijn de motor van een dienstenbedrijf: het werk waar effectief een factuur tegenover staat. Wat je niet kan aanrekenen, draagt geen omzet.
Factureerbare uren zijn de gewerkte uren die je rechtstreeks aan een klant of project mag aanrekenen, in tegenstelling tot niet-factureerbare uren zoals interne vergaderingen, administratie of verkoop. De factureerbare ratio is het aandeel factureerbare uren in je totaal gewerkte tijd.
Kort samengevat
- Factureerbare uren zijn de uren die je effectief aan een klant aanrekent.
- Niet-factureerbare uren (intern overleg, administratie, sales) lopen wel door, maar leveren geen directe omzet.
- De factureerbare ratio = factureerbare uren ÷ totaal gewerkte uren, vaak rond 70 procent in dienstenbedrijven.
- Geregistreerde uren die nooit op een factuur belanden zijn verloren omzet, niet alleen verloren tijd.
Factureerbare uren zijn de gewerkte uren die je aan een klant mag aanrekenen. Niet-factureerbare uren (intern overleg, administratie, verkoop) draaien wel mee in je werkdag, maar leveren geen omzet. De verhouding tussen beide heet de factureerbare ratio en bepaalt rechtstreeks de winstgevendheid van een dienstenbedrijf.
Factureerbaar versus niet-factureerbaar
Elke gewerkte minuut valt in één van twee bakjes. Factureerbaar werk staat tegenover een klantopdracht: ontwerp, ontwikkeling, advies, uitvoering. Niet-factureerbaar werk is nodig om het bedrijf te laten draaien, maar je rekent het niemand aan.
| Factureerbaar | Niet-factureerbaar | |
|---|---|---|
| Klantwerk op een project | Ja | Nee |
| Advies of consultancy op opdracht | Ja | Nee |
| Intern teamoverleg | Nee | Ja |
| Administratie en boekhouding | Nee | Ja |
| Sales en offertes schrijven | Nee | Ja |
| Opleiding en interne projecten | Nee | Ja |
Wat is de factureerbare ratio?
De factureerbare ratio (ook bezettingsgraad of utilization genoemd) is het aandeel van je gewerkte tijd dat factureerbaar is. Je berekent hem door je factureerbare uren te delen door je totaal gewerkte uren.
Een gezonde ratio in dienstenbedrijven ligt vaak in de buurt van 70 tot 80 procent. Daaronder komt de winstmarge per medewerker onder druk: je betaalt een volledig loon, maar slechts een deel ervan komt als omzet terug.
Waarom factureerbare uren tellen voor een dienstenbedrijf
Een dienstenbedrijf verkoopt tijd. De omzet is letterlijk het aantal factureerbare uren maal het uurtarief. Een paar redenen waarom het opvolgen ervan loont:
- Omzet hangt direct aan de ratio: stijgt je factureerbare ratio met een paar procent, dan stijgt je omzet mee zonder dat je meer mensen aanneemt.
- Niet-gefactureerde uren zijn verloren geld: werk dat geregistreerd is maar nooit op een factuur belandt, is gewerkte tijd die je weggeeft.
- Het stuurt je capaciteitsplanning: wie de ratio per medewerker kent, ziet wie overbelast is en wie ruimte heeft.
- Het beschermt je marge op projecten: een project dat over budget gaat in uren, vreet aan factureerbare tijd die je elders had kunnen inzetten.
Hoe hou je factureerbare uren onder controle?
Factureerbare uren bewaken is een kwestie van registratie en opvolging, niet van harder werken:
Registreer tijd consequent
Elke dag de uren ingeven, niet pas op het einde van de maand. Wat je niet noteert, kan je niet factureren.
Markeer factureerbaar versus intern
Geef bij registratie meteen aan of een uur factureerbaar is, zodat de ratio vanzelf klopt.
Spoor onbefactureerde uren op
Controleer welke factureerbare uren wel geregistreerd zijn maar nog op geen enkele factuur staan. Zet ze op een factuur voor ze vergeten zijn.
Bewaak projecten die over budget gaan
Een project dat meer uren slikt dan begroot, kost je factureerbare tijd. Grijp in voor de marge verdampt.
Wachthond draait bovenop je Teamleader Focus en kijkt meerdere keren per dag mee naar je projecten. Het detecteert ontbrekende tijdsregistratie, factureerbaar werk dat nog op geen factuur staat en projecten die over hun uren-budget gaan. Van elk probleem maakt het een opvolgtaak bij de juiste persoon. Zo blijft je factureerbare ratio op peil zonder dat je zelf rapporten moet uitpluizen. Bekijk hoe projectopvolging automatiseren werkt of plan een gesprek.
Factureerbare uren zijn de uren die je effectief aan een klant aanrekent. De rest (overleg, administratie, sales) draait wel mee maar levert geen omzet.
De factureerbare ratio = factureerbare uren ÷ totaal gewerkte uren. In dienstenbedrijven schommelt een gezonde ratio vaak rond 70 tot 80 procent.
Geregistreerde uren die nooit op een factuur belanden zijn verloren omzet. Registreer dagelijks, markeer factureerbaar versus intern en spoor onbefactureerde uren op voor ze vergeten zijn.
Lees ook
Vragen over project
Wat is het verschil tussen factureerbare en gewerkte uren?
Gewerkte uren zijn alle uren die je presteert, inclusief overleg, administratie en sales. Factureerbare uren zijn enkel de uren die je aan een klant mag aanrekenen. De verhouding tussen beide is je factureerbare ratio.
Wat is een goede factureerbare ratio?
In veel dienstenbedrijven ligt een gezonde factureerbare ratio rond 70 tot 80 procent. De juiste norm hangt af van je rol-mix: uitvoerende profielen liggen hoger, terwijl mensen met veel sales- of leidinggevende taken lager liggen. Belangrijker dan het absolute cijfer is dat het stabiel is en je marge dekt.
Zijn reisuren factureerbaar?
Dat hangt af van je afspraak met de klant. Sommige bedrijven rekenen verplaatsingstijd volledig aan, andere half of niet. Leg het vooraf vast in de offerte, zodat reisuren niet in het grijze gebied van niet-factureerbaar werk belanden.
Hoe weet ik welke factureerbare uren ik vergeten ben te factureren in Teamleader?
Teamleader registreert je tijd, maar legt niet uit zichzelf naast welke factureerbare uren nog op geen enkele factuur staan. Wachthond detecteert dat onbefactureerde werk per klant of project en zet er een signaal en opvolgtaak op, zodat de uren effectief op een factuur belanden.
Hoe helpt Wachthond mijn factureerbare uren te bewaken?
Wachthond kijkt meerdere keren per dag mee in je Teamleader naar ontbrekende tijdsregistratie, factureerbaar werk dat nog niet gefactureerd is en projecten die over hun uren-budget gaan. Elk probleem wordt een signaal met een opvolgtaak bij de juiste persoon, zodat factureerbare tijd niet weglekt. Wachthond is niet verbonden met of onderschreven door Teamleader.
Laat je Teamleader bewaken door Wachthond
We koppelen je Teamleader en richten alles in. Je ziet binnen één dag welke facturen, offertes en deals aandacht nodig hebben.